Oględziny samochodu jako koszt podatkowy i podstawa VAT

Przedsiębiorcy często zastanawiają się, czy wydatki związane z przedzakupowym przeglądem pojazdu mogą stanowić koszt uzyskania przychodu oraz podstawę do odliczenia podatku VAT, nawet w sytuacji gdy ostatecznie nie dochodzi do nabycia samochodu. To pytanie ma szczególne znaczenie w kontekście prowadzenia działalności gospodarczej, gdzie każdy wydatek musi być odpowiednio udokumentowany i uzasadniony pod względem podatkowym.

Analiza tego zagadnienia wymaga przeanalizowania przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz ustawy o VAT. Kluczowe jest zrozumienie, kiedy wydatek można uznać za koszt uzyskania przychodu oraz jakie warunki muszą być spełnione, aby móc odliczyć podatek naliczony z faktury za usługę oględzin pojazdu.

Podstawy prawne kosztów uzyskania przychodu w PIT

Fundamentem prawnym dla zaliczania wydatków do kosztów uzyskania przychodu jest artykuł 22 ustęp 1 ustawy o PIT, który określa, że kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Wyjątkiem są koszty wyraźnie wymienione w artykule 23 ustawy, które nie mogą być zaliczone do kosztów podatkowych.

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych nie zawiera szczegółowego wykazu wydatków, który przesądzałby automatycznie o ich zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodu. Oznacza to, że przyjmuje się zasadę otwartego katalogu, zgodnie z którą kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalnie uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą.

Celem takich wydatków musi być osiągnięcie, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów, tak aby to źródło mogło przynosić przychody również w przyszłości. Takie podejście oznacza, że kosztami mogą być zarówno wydatki pozostające w bezpośrednim związku z uzyskanymi przychodami, jak i te pozostające w związku pośrednim.

Z przedstawionej definicji wynika, że istotne są dwa elementy: cel poniesienia wydatku oraz związek wydatku z działalnością gospodarczą. Jednym z podstawowych warunków zaliczenia danego wydatku do kosztów uzyskania przychodu jest poniesienie go w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu w związku z wykonywaną działalnością gospodarczą.

Interpretacja pojęć kluczowych przez organy podatkowe

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji z 4 kwietnia 2025 roku o numerze 0114-KDIP3-1.4011.26.2025.4.EC wskazał na istotne kwestie dotyczące interpretacji kluczowych pojęć. Ustawodawca nie definiuje terminów takich jak "w celu" osiągnięcia przychodu, "zachowanie" czy "zabezpieczenie" źródła przychodów, co wymaga odwołania się do ich znaczenia słownikowego.

Zgodnie z interpretacją słownikową "celowość" oznacza działanie w określonym celu, a "zabezpieczenie" ma zapobiegać pogorszeniu się określonego stanu rzeczy, podobnie jak jego "zachowanie". Na tej podstawie należy przyjąć, że koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów to realne wydatki, obiektywnie nakierowane na uzyskanie lub zwiększenie przychodów.

Wpływ wydatków na zachowanie źródła przychodów zakłada co najmniej przyczynienie się do nienaruszalności tego źródła, a w konsekwencji zabezpieczenie jego istnienia. W efekcie przy ustalaniu kosztów uzyskania przychodów każdy wydatek - poza wyraźnie wskazanymi w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych - wymaga indywidualnej oceny.

Kwalifikacja poniesionych wydatków do kosztów uzależniona jest od wykazania przez podatnika związku przyczynowo-skutkowego, czyli udowodnienia, że wydatek został poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła tego przychodu.

Zasada racjonalności wydatków w działalności gospodarczej

Zwrot "w celu" oznacza, że nie każdy wydatek poniesiony przez podatnika w związku z prowadzoną działalnością podlega odliczeniu od podstawy opodatkowania. Tylko ten wydatek, który pozostaje w odpowiednim związku przyczynowo-skutkowym z przychodami, może być zaliczony do kosztów podatkowych.

Poniesienie wydatku ma lub może mieć wpływ na powstanie lub zwiększenie przychodów. Wydatek należy oceniać, mając na uwadze racjonalność określonego działania dla osiągnięcia przychodu. Poniesienie wydatku musi być powiązane z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą, ukierunkowaną na uzyskanie przychodów.

Wydatek powinien, przynajmniej potencjalnie, wpływać na wielkość uzyskiwanych lub spodziewanych przychodów z prowadzonej działalności. Z treści artykułu 22 ustęp 1 ustawy o PIT wynika, że za koszt uzyskania przychodu można uznać taki wydatek, który zabezpiecza źródło przychodów, jakim jest pozarolnicza działalność gospodarcza.

Oględziny samochodu jako forma zabezpieczenia działalności

Wydatki na przedzakupowe oględziny pojazdu stanowią szczególną kategorię kosztów związanych z zabezpieczeniem źródła przychodów. Jeżeli przedsiębiorca dokonałby zakupu wadliwego pojazdu, generowałoby to dodatkowe koszty związane z naprawami, a także mogłoby skutkować niemożnością prowadzenia działalności gospodarczej przez pewien okres.

Wydatek poniesiony na oględziny pojazdu stanowi zabezpieczenie źródła przychodu, jakim jest pozarolnicza działalność gospodarcza, i stanowi koszt pośredni przedsiębiorcy. Co istotne, taki wydatek można zaliczyć do kosztów podatkowych nawet gdy ostatecznie nie dojdzie do zakupu pojazdu.

Racjonalność takiego podejścia wynika z faktu, że przedsiębiorca podejmuje działania mające na celu minimalizację ryzyka związanego z potencjalnym zakupem. Oględziny pozwalają na wykrycie ukrytych wad pojazdu, ocenę jego rzeczywistego stanu technicznego oraz podjęcie świadomej decyzji o zakupie lub rezygnacji z transakcji.

Proces decyzyjny związany z zakupem pojazdu dla działalności gospodarczej obejmuje szereg etapów, w tym:

1. Identyfikacja potrzeb transportowych działalności
2. Określenie budżetu na zakup pojazdu
3. Wyszukiwanie odpowiednich ofert na rynku
4. Przeprowadzenie oględzin wybranych pojazdów
5. Podjęcie decyzji o zakupie lub rezygnacji
6. Finalizacja transakcji lub kontynuacja poszukiwań

Prawo do odliczenia VAT z usług oględzin pojazdu

Przechodząc na grunt przepisów dotyczących podatku od towarów i usług, kluczowe znaczenie ma artykuł 86 ustęp 1 ustawy o VAT. Zgodnie z tym przepisem, w zakresie w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Istotne jest, że wskazany przepis nie uzależnia prawa do odliczenia od związku zakupu z obecnie wykonywanymi czynnościami opodatkowanymi. Wystarczające jest, że z okoliczności towarzyszących nabyciu towarów lub usług przy uwzględnieniu rodzaju prowadzonej przez podatnika działalności gospodarczej wynika, że zakupy te dokonane są w celu ich wykorzystania w ramach działalności opodatkowanej.

Warunkiem umożliwiającym czynnemu podatnikowi VAT realizację prawa do odliczenia jest związek dokonanych zakupów z wykonywaniem czynności opodatkowanych. Jednocześnie oceny, czy związek ten istnieje lub będzie istniał w przyszłości, trzeba dokonać w momencie realizowania zakupów, zgodnie z zasadą niezwłocznego odliczenia podatku naliczonego.

W każdym przypadku należy dokonać oceny, czy intencją podatnika wykonującego określone czynności, z którymi łączą się skutki podatkowo-prawne, było wykonywanie czynności opodatkowanych. Analogicznie jak w przypadku podatku dochodowego, także na gruncie podatku VAT można stwierdzić, że wydatek na oględziny pojazdu pozostaje w pośrednim związku z prowadzoną działalnością gospodarczą.

Taki pośredni związek z działalnością gospodarczą uzasadnia prawo do odliczenia podatku VAT z faktury dokumentującej usługę przedzakupowego przeglądu samochodu. Podatnik nie musi wykazywać bezpośredniego związku między usługą oględzin a konkretną czynnością opodatkowaną - wystarczy wykazanie, że usługa była nabywana w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą.

Pełne prawo do odliczenia VAT z oględzin pojazdu

Szczególnie istotną kwestią jest zakres prawa do odliczenia VAT z usług związanych z oględzinami pojazdu. Podatnik będzie miał prawo do pełnego odliczenia VAT, ponieważ wydatek na oględziny samochodu nie został wymieniony w artykule 86a ustęp 2 ustawy o VAT, gdzie określono wydatki związane z samochodem osobowym podlegające ograniczonemu prawu do odliczenia.

Zgodnie z artykułem 86a ustęp 2 ustawy o VAT do wydatków związanych z pojazdami samochodowymi, w stosunku do których przysługuje ograniczone 50% prawo do odliczenia, zalicza się wydatki dotyczące trzech głównych kategorii.

Pierwsza kategoria obejmuje wydatki związane z nabyciem, importem lub wytworzeniem pojazdów oraz nabyciem lub importem ich części składowych. Druga kategoria dotyczy używania pojazdów na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze. Trzecia kategoria obejmuje nabycie lub import paliw, usługi naprawy lub konserwacji oraz inne towary i usługi związane z eksploatacją lub używaniem pojazdów.

Czynny podatnik VAT ma prawo do dokonania pełnego odliczenia podatku VAT z faktury dokumentującej usługę przedzakupowego przeglądu pojazdu, nawet jeżeli transakcja sprzedaży nie zostanie ostatecznie sfinalizowana. Takie podejście wynika z faktu, że usługa oględzin jest świadczona niezależnie od finalnej decyzji o zakupie pojazdu.

Dokumentowanie wydatków na oględziny pojazdu

Aby móc skorzystać z prawa do zaliczenia wydatku na oględziny pojazdu w koszty podatkowe oraz odliczenia VAT, przedsiębiorca musi odpowiednio udokumentować poniesiony wydatek. Podstawowym dokumentem jest faktura VAT wystawiona przez podmiot świadczący usługę przedzakupowego przeglądu pojazdu.

Faktura powinna zawierać wszystkie wymagane prawem elementy, w tym dane identyfikacyjne podatnika i nabywcy, opis świadczonej usługi, kwotę netto, stawkę VAT oraz kwotę podatku. Opis usługi powinien jednoznacznie wskazywać na jej związek z działalnością gospodarczą podatnika.

Dodatkowo warto zachować dokumentację uzupełniającą, która potwierdzi cel poniesienia wydatku. Może to być korespondencja z potencjalnym sprzedawcą pojazdu, ogłoszenia o sprzedaży, na które podatnik odpowiadał, czy też inne dokumenty świadczące o prowadzonych negocjacjach zakupowych.

Dokumentacja powinna jednoznacznie wskazywać na związek wydatku z prowadzoną działalnością gospodarczą oraz na racjonalność podjętych działań. W przypadku kontroli podatkowej organy będą oceniały, czy wydatek był rzeczywiście poniesiony w celu osiągnięcia przychodów lub zabezpieczenia źródła przychodów.

Przechowywanie dokumentacji związanej z oględzinami pojazdu powinno odbywać się zgodnie z obowiązującymi przepisami o przechowywaniu dokumentów księgowych. Standardowy okres przechowywania wynosi 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

• Faktura VAT za usługę oględzin pojazdu
• Dokumentacja kontaktu ze sprzedawcą pojazdu
• Ogłoszenia o sprzedaży pojazdów
• Korespondencja związana z negocjacjami
• Raport z przeprowadzonych oględzin

Praktyczne aspekty rozliczania oględzin pojazdu

W praktyce przedsiębiorcy często wahają się, czy mogą rozliczyć wydatki na oględziny pojazdu w sytuacji, gdy ostatecznie nie dochodzi do zakupu. Takie wątpliwości są zrozumiałe, jednak analiza przepisów podatkowych jednoznacznie wskazuje na możliwość takiego rozliczenia.

Kluczowe jest właściwe udokumentowanie celu poniesienia wydatku oraz wykazanie jego związku z działalnością gospodarczą. Przedsiębiorca powinien być w stanie wykazać, że oględziny były elementem racjonalnego procesu decyzyjnego związanego z potrzebami biznesowymi.

W przypadku prowadzenia działalności wymagającej używania pojazdów, takich jak transport, kurierzy, przedstawiciele handlowi czy usługi remontowo-budowlane, związek oględzin pojazdu z działalnością gospodarczą jest oczywisty. Jednak nawet w przypadku innych rodzajów działalności, gdzie pojazd ma służyć celom biznesowym, wydatek na oględziny może być uzasadniony.

Przedsiębiorca prowadzący działalność konsultingową planuje zakup samochodu do obsługi klientów w terenie. Zleca oględziny trzech różnych pojazdów, po czym decyduje się na zakup jednego z nich. Wszystkie wydatki na oględziny, łącznie z tymi dotyczącymi pojazdów nie zakupionych, mogą zostać zaliczone do kosztów podatkowych i stanowić podstawę do odliczenia VAT.

Istotne jest również właściwe ujęcie wydatków w ewidencji podatkowej. Wydatek na oględziny pojazdu powinien być zaksięgowany jako koszt pośredni działalności, z odpowiednim opisem wskazującym na cel jego poniesienia. Taki opis ułatwi ewentualne wyjaśnienia w przypadku kontroli podatkowej.

Orzecznictwo i stanowisko organów podatkowych

Stanowisko organów podatkowych w zakresie możliwości zaliczania wydatków na oględziny pojazdu do kosztów podatkowych oraz odliczania VAT jest względnie jednolite. Organy uznają, że takie wydatki mogą stanowić koszty uzyskania przychodu, o ile spełniają podstawowe kryteria określone w przepisach podatkowych.

Interpretacje indywidualne wydawane przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej potwierdzają możliwość zaliczenia wydatków na przedzakupowe oględziny pojazdu do kosztów podatkowych. Kluczowe znaczenie ma wykazanie związku wydatku z działalnością gospodarczą oraz racjonalności podjętych działań.

W praktyce orzeczniczej sądów administracyjnych można znaleźć potwierdzenie takiego stanowiska. Sądy uznają, że wydatki na oględziny pojazdu stanowią uzasadniony koszt związany z minimalizacją ryzyka biznesowego oraz zabezpieczeniem źródła przychodów.

Organy podatkowe zwracają uwagę na konieczność właściwego udokumentowania wydatku oraz wykazania jego rzeczywistego związku z prowadzoną działalnością gospodarczą. Nie wystarczy samo stwierdzenie, że wydatek był związany z działalnością - należy przedstawić konkretne dowody potwierdzające taki związek.

W przypadku wątpliwości co do możliwości zaliczenia konkretnego wydatku na oględziny pojazdu do kosztów podatkowych, przedsiębiorca może wystąpić o interpretację indywidualną do Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej. Taka interpretacja zapewni pewność prawną i ochronę przed ewentualnymi konsekwencjami podatkowymi.

Najczęstsze pytania

Tak, możesz zaliczyć taki wydatek do kosztów uzyskania przychodu. Kluczowe jest wykazanie, że oględziny były poniesione w celu zabezpieczenia źródła przychodów i stanowiły element racjonalnego procesu decyzyjnego związanego z działalnością gospodarczą. Brak finalizacji zakupu nie wpływa na prawo do zaliczenia wydatku w koszty.

Tak, przysługuje Ci pełne prawo do odliczenia VAT z faktury za usługę oględzin pojazdu. Wydatek ten nie jest wymieniony w artykule 86a ustęp 2 ustawy o VAT wśród wydatków podlegających ograniczonemu 50% prawu do odliczenia. Możesz więc odliczyć 100% podatku naliczonego z faktury.

Podstawowym dokumentem jest faktura VAT za usługę oględzin pojazdu. Dodatkowo warto zachować dokumentację potwierdzającą cel wydatku, taką jak korespondencja ze sprzedawcą, ogłoszenia o sprzedaży pojazdów, raport z oględzin czy inne dokumenty świadczące o prowadzonych negocjacjach zakupowych.

Nie, wystarczy związek pośredni z działalnością gospodarczą. Wydatek na oględziny pojazzu może być zaliczony do kosztów jako zabezpieczenie źródła przychodów, nawet jeśli nie ma bezpośredniego wpływu na konkretne przychody. Ważne jest wykazanie racjonalności wydatku i jego związku z celami biznesowymi.

W przypadku zakwestionowania wydatku przez organ podatkowy będziesz musiał wykazać jego związek z działalnością gospodarczą oraz racjonalność poniesienia. Kluczowa jest odpowiednia dokumentacja i możliwość udowodnienia, że wydatek służył zabezpieczeniu lub zachowaniu źródła przychodów. W razie wątpliwości możesz wystąpić o interpretację indywidualną.