4 modele współpracy z biurem rachunkowym w KSeF - przewodnik

Wprowadzenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur stanowi przełomowy moment dla polskich przedsiębiorców i biur rachunkowych. Ta rewolucyjna zmiana wymusza dostosowanie dotychczasowych procesów księgowych do nowych realiów cyfrowych. Współpraca między przedsiębiorcami a biurami rachunkowymi musi zostać gruntownie przeorganizowana, aby sprostać wymaganiom nowoczesnego systemu fakturowania elektronicznego.

KSeF wprowadza cztery różne modele współpracy, z których każdy charakteryzuje się unikalnymi zaletami i ograniczeniami. Wybór odpowiedniego modelu ma kluczowe znaczenie dla efektywności procesów księgowych oraz bezpieczeństwa danych finansowych. Przedsiębiorcy muszą dokładnie przeanalizować swoje potrzeby biznesowe, możliwości techniczne oraz preferencje dotyczące zarządzania uprawnieniami.

Decyzja o wyborze konkretnego modelu współpracy wpływa bezpośrednio na codzienne funkcjonowanie firmy, szybkość obsługi dokumentów księgowych oraz poziom automatyzacji procesów. Właściwe zrozumienie każdego modelu pozwala na podjęcie świadomej decyzji, która będzie służyć długoterminowym interesom przedsiębiorstwa.

Przygotowanie do wyboru modelu współpracy

Przed wyborem odpowiedniego modelu współpracy z biurem rachunkowym w KSeF, należy przejść przez proces analizy i przygotowania:

1. Ocena potrzeb biznesowych

   • Przeanalizuj wolumen faktur wystawianych i otrzymywanych miesięcznie
   • Określ poziom skomplikowania procesów księgowych w firmie
   • Zidentyfikuj kluczowe wymagania dotyczące automatyzacji

2. Analiza możliwości technicznych

   • Sprawdź dostępność infrastruktury IT w firmie
   • Oceń kompetencje techniczne zespołu
   • Zweryfikuj kompatybilność używanych systemów księgowych

3. Określenie preferencji zarządzania

   • Ustal preferowany poziom kontroli nad dostępem do danych
   • Określ wymagania dotyczące bezpieczeństwa informacji
   • Przeanalizuj strukturę organizacyjną biura rachunkowego

4. Przegląd aspektów prawnych

   • Sprawdź aktualne umowy z biurem rachunkowym
   • Zidentyfikuj konieczne zmiany w dokumentacji prawnej
   • Przeanalizuj wymagania zgodności z RODO

Model 1 - Brak dostępu do KSeF dla biura rachunkowego

Pierwszy model współpracy charakteryzuje się tym, że przedsiębiorca świadomie nie nadaje żadnych uprawnień dostępu do KSeF swojemu biuru rachunkowemu. W tej sytuacji klient kontynuuje przekazywanie dokumentów sprzedaży i zakupu w tradycyjny sposób - poprzez dokumenty papierowe lub zbiorczą wysyłkę elektroniczną do opiekuna księgowego.

Taka decyzja przedsiębiorcy może wynikać z różnorodnych przyczyn. Często spotykana jest niechęć do nadawania uprawnień osobom trzecim, wynikająca z obaw o bezpieczeństwo danych finansowych. Równie częstą przyczyną jest brak umiejętności technicznych niezbędnych do prawidłowego nadania dostępu księgowemu w systemie KSeF.

Biuro rachunkowe stojące przed taką sytuacją może podjąć szereg działań naprawczych. Pierwszym krokiem powinno być wyjaśnienie z klientem rzeczywistych przyczyn braku dostępu. Często okazuje się, że przedsiębiorca nie jest w pełni świadomy swoich obowiązków w zakresie KSeF lub ma nieuzasadnione obawy związane z bezpieczeństwem systemu.

Kluczowe znaczenie ma edukacja klienta na temat korzyści płynących z nadania dostępu do KSeF dla biura rachunkowego. Biuro powinno szczegółowo wyjaśnić, jak dostęp do systemu wpłynie pozytywnie na obsługę firmy klienta, wskazując konkretne korzyści dla jego rozliczeń i procesów księgowych.

W przypadku gdy klient pozostaje nieugięty w swojej decyzji, biuro rachunkowe może rozważyć podniesienie ceny za obsługę księgową. Taka decyzja powinna uwzględniać indywidualne relacje z klientem, jego potrzeby oraz potencjalne konsekwencje ekonomiczne takiego kroku.

Praktyczne wyzwania tego modelu obejmują konieczność nanoszenia przez klienta numerów nadanych w KSeF na każdej faktury papierowej lub przesyłania dodatkowych potwierdzeń do każdego dokumentu. Alternatywnie klient może składać oświadczenia o zgodności wszystkich przesyłanych dokumentów z wymogami KSeF, przejmując pełną odpowiedzialność za poprawność fakturowania.

Charakterystyczne cechy modelu bez dostępu:

• Zachowanie tradycyjnych metod przekazywania dokumentów
• Brak możliwości automatyzacji procesów po stronie biura
• Zwiększone ryzyko błędów przy ręcznym wprowadzaniu danych
• Wyższe koszty obsługi księgowej
• Pełna kontrola klienta nad procesem fakturowania

Model 2 - Dostęp dla biura rachunkowego jako podmiotu

Drugi model współpracy zakłada nadanie uprawnień dostępu do KSeF całemu biuru rachunkowemu jako podmiotowi gospodarczemu, a nie konkretnej osobie fizycznej. W tym przypadku przedsiębiorca wykorzystuje wyłącznie NIP biura oraz jego nazwę firmową do nadania uprawnień systemowych.

Ten model umożliwia nadanie uprawnień wyłącznie w dwóch podstawowych zakresach: wystawiania faktur oraz dostępu do faktur, który obejmuje pobieranie faktur sprzedaży i zakupu. Istotnym ograniczeniem jest brak możliwości nadania uprawnień umożliwiających właścicielowi biura rachunkowego swobodne decydowanie o tym, któremu pracownikowi przydzielić dostęp do pobierania faktur konkretnego klienta.

Aby biuro rachunkowe mogło nadać uprawnienia swoim pracownikom w tym modelu, musi podpiąć ich do swojego konta firmowego w KSeF. Konsekwencją takiego rozwiązania jest uzyskanie przez pracownika dostępu do wszystkich danych księgowych biura rachunkowego, włączając faktury sprzedaży i wydatki firmowe.

Dodatkowo pracownik automatycznie otrzymuje dostęp do danych wszystkich klientów, którzy nadali uprawnienia biuru rachunkowemu jako podmiotowi. System nie oferuje możliwości selektywnego nadawania dostępu tylko do wybranych klientów bez jednoczesnego dostępu do danych samego biura rachunkowego.

Zalety tego modelu obejmują brak konieczności udostępniania numeru PESEL przez właściciela biura - klientowi wystarcza znajomość NIP-u biura rachunkowego. Model sprawdza się szczególnie dobrze w przypadku małych biur bez zatrudnionych pracowników lub gdy właściciel chce w prosty sposób udostępnić wszystkim pracownikom dostęp do danych wszystkich klientów jednocześnie.

Wady tego rozwiązania to zwiększone wymagania wobec klienta w zakresie zarządzania dostępami przy zmianie składu zespołu księgowego, konieczność posiadania przez biuro elektronicznej pieczęci kwalifikowanej oraz brak możliwości precyzyjnego zarządzania dostępem pracowników przez właściciela biura.

Wymagania techniczne dla modelu 2:

• Elektroniczna pieczęć kwalifikowana z NIP-em biura
• Integracja systemów księgowych z KSeF
• Odpowiednia infrastruktura IT w biurze
• Procedury bezpieczeństwa dla całego zespołu

Model 3 - Dostęp dla właściciela biura jako osoby fizycznej

Trzeci model współpracy uznawany jest za najbardziej zalecany ze względu na znaczne uproszczenie zarządzania uprawnieniami po stronie klienta biura. W tym wariancie przedsiębiorca nadaje uprawnienia bezpośrednio szefowi biura rachunkowego jako osobie fizycznej, wykorzystując jego dane personalne.

Kluczową zaletą tego modelu jest możliwość dalszego zarządzania dostępami przez właściciela biura wśród swoich pracowników, pod warunkiem otrzymania od klienta uprawnień do zarządzania uprawnieniami. Szef biura może wówczas samodzielnie, bez konieczności konsultacji z klientem, decydować o przydzielaniu dostępu do pobierania faktur sprzedaży i zakupu konkretnego klienta.

Praktyczne korzyści tego rozwiązania obejmują większą kontrolę dostępu do systemu KSeF wśród pracowników biura rachunkowego. Właściciel biura może precyzyjnie zarządzać uprawnieniami, przydzielając dostęp tylko tym pracownikom, którzy rzeczywiście potrzebują go do wykonywania swoich obowiązków.

Bezpieczeństwo danych jest lepiej chronione w tym modelu, ponieważ biuro rachunkowe ponosi pełną odpowiedzialność za przekazywanie uprawnień i ma bezpośrednią kontrolę nad tym, aby nie trafiły one do nieuprawnionych osób. System logowania umożliwia łatwiejszą identyfikację osób odpowiedzialnych za ewentualne błędy w systemie poprzez sprawdzenie działań konkretnego pracownika.

Ograniczenia tego modelu dotyczą przede wszystkim sytuacji, gdy klient nie nada szefowi biura uprawnień do zarządzania uprawnieniami innych pracowników. Może to ograniczyć dostęp do systemu dla zespołu księgowego. Dodatkowym wyzwaniem są potencjalne problemy z dostępem do KSeF podczas nieobecności właściciela biura, jeśli nie przekazał on wcześniej uprawnień innym osobom.

Istotnym wymogiem tego modelu jest konieczność przekazania przez szefa biura swojego numeru PESEL klientowi w celu nadania uprawnień. Wszystkie kwestie dostępu oraz odpowiedzialności za ochronę danych powinny być szczegółowo uregulowane w umowie o świadczenie usług księgowych.

Proces wdrożenia modelu 3:

1. Przekazanie danych osobowych

   • Właściciel biura udostępnia swój numer PESEL klientowi
   • Klient weryfikuje tożsamość właściciela biura
   • Ustalenie zakresu uprawnień do nadania

2. Nadanie uprawnień w systemie

   • Logowanie klienta do portalu KSeF
   • Wprowadzenie danych właściciela biura
   • Wybór odpowiedniego zakresu uprawnień

3. Konfiguracja dostępów dla pracowników

   • Właściciel biura loguje się do swojego konta KSeF
   • Nadanie uprawnień wybranym pracownikom
   • Testowanie dostępu i funkcjonalności

4. Wdrożenie procedur bezpieczeństwa

   • Opracowanie wewnętrznych regulacji dostępu
   • Szkolenie pracowników z obsługi systemu
   • Ustalenie procedur monitoringu aktywności

Model 4 - Dostęp dla wybranego pracownika biura

Czwarty model współpracy charakteryzuje się nadaniem dostępu do KSeF bezpośrednio wybranemu pracownikowi biura rachunkowego przez klienta. Ten wariant jest najmniej zalecany ze względu na potencjalne komplikacje związane z rotacją pracowników oraz możliwymi nieobecnościami kluczowych osób.

Główną wadą tego modelu jest brak pełnej kontroli właściciela biura rachunkowego nad dostępem pracowników do konta KSeF klienta. Utrudnia to dostosowanie przepływu pracy w biurze oraz może prowadzić do problemów organizacyjnych przy zmianie składu zespołu księgowego.

Umowa regulująca ten model współpracy powinna zawierać kluczowe informacje, takie jak imię i nazwisko pracownika mającego dostęp do KSeF klienta, szczegółowy opis rodzaju uprawnień obejmujący wystawianie faktur, dostęp do faktur, nadawanie uprawnień czy odczytywanie uprawnień, oraz jasne określenie odpowiedzialności pracownika za szkody wyrządzone klientowi w związku z nieprawidłowym wykorzystaniem uprawnień.

Szczególnie ważne jest opracowanie procedury na wypadek odejścia lub zwolnienia pracownika mającego dostęp do konta KSeF klienta. Każda zmiana w składzie zespołu wiąże się z dodatkową pracą po stronie przedsiębiorcy, który musi nadawać lub odbierać uprawnienia nowemu opiekunowi księgowemu.

Zalety tego modelu obejmują ułatwioną współpracę z biurem rachunkowym w sytuacji stabilnego zespołu bez rotacji pracowników, gdzie opiekunowie są przypisani na stałe do konkretnych klientów. Model umożliwia szybsze i sprawniejsze wystawianie oraz odbieranie faktur bez konieczności angażowania właściciela biura rachunkowego w rutynowe czynności.

Wady tego rozwiązania to przede wszystkim angażowanie przedsiębiorcy w proces nadawania i odbierania uprawnień przy każdej zmianie opiekuna księgowego. Właściciel biura traci kontrolę nad dostępami do KSeF i nie może skutecznie pilnować wdrożonych procedur pracy. Istnieje również ryzyko problemów w przypadku nieprawidłowego wykorzystania uprawnień przez pracownika.

Przykład sytuacji problemowej w modelu 4: Pracownik biura rachunkowego z dostępem do KSeF klienta odchodzi z pracy w piątek, a w poniedziałek klient potrzebuje pilnie wystawić fakturę. Ponieważ tylko ten pracownik miał uprawnienia, a właściciel biura nie może ich nadać innemu pracownikowi, klient musi samodzielnie odebrać uprawnienia odchodzącemu pracownikowi i nadać je nowemu opiekunowi, co może zająć kilka godzin.

Praktyczne aspekty wdrożenia współpracy w KSeF

Niezależnie od wybranego modelu współpracy, kluczowe znaczenie ma właściwe przygotowanie technicznej strony integracji z Krajowym Systemem e-Faktur. Przedsiębiorcy muszą najpierw dokonać integracji swojego systemu z KSeF, co stanowi warunek konieczny do nadawania uprawnień biurom rachunkowym.

Proces nadawania uprawnień wymaga precyzyjnego określenia zakresu dostępu dla biura rachunkowego. Dostępne uprawnienia obejmują dostęp do faktur umożliwiający pobieranie faktur kosztowych i sprzedażowych, wystawianie faktur w ramach którego możliwe jest generowanie i wysyłanie faktur do KSeF, nadawanie uprawnień pozwalające na zarządzanie dostępem innych osób oraz odczytywanie uprawnień umożliwiające weryfikację osób posiadających dostęp.

Automatyzacja procesów księgowych stanowi jeden z głównych celów wdrożenia KSeF. Faktury ustrukturyzowane przechowywane w systemie mają ustandaryzowaną budowę, co znacznie ułatwia ich import do systemów księgowych. Nowoczesne oprogramowanie księgowe oferuje bezpośredni import faktur z KSeF bez konieczności wykorzystywania zewnętrznych narzędzi.

Weryfikacja zaimportowanych dokumentów pozostaje kluczowym elementem procesu księgowego. W Krajowym Systemie e-Faktur znajdują się wszystkie faktury wystawione na NIP danej firmy, włączając te dotyczące wydatków prywatnych przedsiębiorcy. Dobre systemy księgowe oferują narzędzia do weryfikacji i kategoryzacji zaimportowanych dokumentów kosztowych.

Kluczowe etapy wdrożenia:

1. Analiza wymagań technicznych

   • Ocena kompatybilności systemów księgowych
   • Sprawdzenie dostępności aktualizacji oprogramowania
   • Weryfikacja infrastruktury IT

2. Przygotowanie dokumentacji

   • Aktualizacja umów z biurem rachunkowym
   • Opracowanie procedur bezpieczeństwa
   • Przygotowanie instrukcji dla użytkowników

3. Konfiguracja dostępów

   • Rejestracja w systemie KSeF
   • Nadanie odpowiednich uprawnień
   • Testowanie funkcjonalności

4. Szkolenie zespołu

   • Przeszkolenie pracowników z obsługi systemu
   • Wdrożenie nowych procedur pracy
   • Monitorowanie pierwszych tygodni użytkowania

5. Optymalizacja procesów

   • Analiza efektywności nowych rozwiązań
   • Dostosowanie procedur do rzeczywistych potrzeb
   • Ciągłe doskonalenie procesów

Zalety i wady poszczególnych modeli

Porównanie wszystkich czterech modeli współpracy pozwala na świadomy wybór rozwiązania najlepiej dopasowanego do specyfiki konkretnego przedsiębiorstwa i biura rachunkowego. Każdy model charakteryzuje się unikalnymi zaletami i ograniczeniami, które należy dokładnie przeanalizować.

Model pierwszy, charakteryzujący się brakiem dostępu do KSeF dla biura rachunkowego, oferuje przedsiębiorcy pełną kontrolę nad procesem fakturowania, ale jednocześnie eliminuje możliwości automatyzacji procesów księgowych. Ten model może być czasowo akceptowalny dla firm o niskim wolumenie faktur, ale długoterminowo prowadzi do zwiększonych kosztów obsługi księgowej.

Model trzeci, polegający na nadaniu dostępu właścicielowi biura jako osobie fizycznej, zapewnia optymalną równowagę między kontrolą a funkcjonalnością. Umożliwia elastyczne zarządzanie zespołem księgowym przy jednoczesnym zachowaniu bezpieczeństwa danych i przejrzystości procesów.

Model czwarty może być atrakcyjny dla firm z ustabilizowanymi relacjami z konkretnymi pracownikami biura rachunkowego, ale niesie ze sobą ryzyko komplikacji przy zmianach personalnych. Wymaga również szczególnej uwagi w zakresie regulacji umownych i procedur bezpieczeństwa.

Szczegółowe porównanie funkcjonalności:

• Kontrola dostępu: Najwyższa w modelu 1, najniższa w modelu 4
• Automatyzacja procesów: Najwyższa w modelach 2 i 3, najniższa w modelu 1
• Elastyczność zarządzania: Najwyższa w modelu 3, najniższa w modelu 4
• Bezpieczeństwo danych: Najwyższe w modelu 3, najniższe w modelu 1
• Łatwość wdrożenia: Najwyższa w modelu 4, najniższa w modelu 2

Aspekty prawne i bezpieczeństwo danych

Współpraca z biurem rachunkowym w ramach KSeF wymaga szczególnej uwagi w zakresie ochrony danych osobowych i bezpieczeństwa informacji finansowych. Każdy model współpracy niesie ze sobą różne poziomy ryzyka oraz wymaga odpowiednich zabezpieczeń prawnych.

Umowy o świadczenie usług księgowych muszą zostać zaktualizowane w celu uwzględnienia specyfiki pracy z Krajowym Systemem e-Faktur. Kluczowe znaczenie ma jasne określenie zakresu uprawnień, odpowiedzialności stron oraz procedur bezpieczeństwa danych.

Szczególną uwagę należy zwrócić na klauzule dotyczące odpowiedzialności za nieprawidłowe wykorzystanie uprawnień w systemie KSeF. Biura rachunkowe powinny zabezpieczyć się przed ponoszeniem odpowiedzialności za działania wykraczające poza zakres świadczonych usług księgowych.

• Regulacje umowne powinny obejmować szczegółowy opis uprawnień nadawanych w KSeF
• Konieczne jest określenie procedur postępowania w przypadku naruszenia bezpieczeństwa
• Umowy muszą zawierać klauzule dotyczące ochrony danych osobowych zgodnie z RODO
• Ważne jest ustalenie procedur na wypadek zmiany składu zespołu księgowego
• Strony powinny określić sposób postępowania przy rozwiązaniu współpracy

Dokumentacja procesów związanych z dostępem do KSeF powinna być prowadzona w sposób umożliwiający weryfikację działań poszczególnych użytkowników. System logów w KSeF umożliwia śledzenie aktywności, co może być kluczowe w przypadku wykrycia nieprawidłowości.

Archiwizacja dokumentów i potwierdzeń związanych z KSeF wymaga uwzględnienia wymogów prawnych dotyczących przechowywania dokumentacji księgowej. Elektroniczne faktury i związane z nimi potwierdzenia muszą być przechowywane przez okres określony przepisami podatkowymi.

Kluczowe elementy zabezpieczeń prawnych:

1. Aktualizacja umów o świadczenie usług księgowych

   • Włączenie klauzul dotyczących KSeF
   • Określenie zakresu uprawnień i odpowiedzialności
   • Regulacje dotyczące ochrony danych osobowych

2. Procedury bezpieczeństwa IT

   • Zasady dostępu do systemów
   • Monitoring aktywności użytkowników
   • Procedury reagowania na incydenty

3. Zarządzanie uprawnieniami

   • Regularne przeglądy dostępów
   • Procedury nadawania i odbierania uprawnień
   • Dokumentacja zmian w uprawnieniach

4. Archiwizacja i backup

   • Procedury tworzenia kopii zapasowych
   • Zasady przechowywania dokumentów elektronicznych
   • Plany odzyskiwania danych

Przyszłość współpracy w erze cyfryzacji

Rozwój Krajowego Systemu e-Faktur oraz postępująca cyfryzacja procesów księgowych wskazują kierunki ewolucji współpracy między przedsiębiorcami a biurami rachunkowymi. Automatyzacja procesów będzie stopniowo eliminować rutynowe czynności, pozwalając księgowym skupić się na analizie danych i doradztwie biznesowym.

Integracja KSeF z innymi systemami podatkowymi i sprawozdawczymi może w przyszłości prowadzić do powstania kompleksowych platform zarządzania obowiązkami fiskalnymi. Biura rachunkowe muszą przygotować się na te zmiany poprzez inwestycje w nowoczesne technologie i podnoszenie kompetencji zespołów.

Sztuczna inteligencja i uczenie maszynowe znajdą zastosowanie w automatycznej kategoryzacji faktur, wykrywaniu nieprawidłowości oraz optymalizacji procesów księgowych. Te technologie będą wymagały nowych modeli współpracy opartych na analizie danych i proaktywnym doradztwie.

Przykład przyszłościowej współpracy: Biuro rachunkowe wykorzystuje sztuczną inteligencję do automatycznej analizy faktur importowanych z KSeF, wykrywa potencjalne oszczędności podatkowe i przedstawia klientowi rekomendacje optymalizacji kosztów w czasie rzeczywistym, zanim dokumenty zostaną ostatecznie zaksięgowane.

Rozwój technologii blockchain może w przyszłości wpłynąć na sposób uwierzytelniania i autoryzacji w systemach księgowych. Biura rachunkowe powinny śledzić te trendy i przygotowywać się na kolejne zmiany w procesach cyfrowych.

Edukacja klientów będzie odgrywać kluczową rolę w sukcesie transformacji cyfrowej. Biura rachunkowe powinny inwestować w programy edukacyjne pomagające przedsiębiorcom zrozumieć korzyści płynące z nowoczesnych rozwiązań technologicznych.

Trendy technologiczne wpływające na przyszłość współpracy:

• Automatyzacja procesów księgowych - eliminacja rutynowych czynności
• Analityka predykcyjna - przewidywanie trendów finansowych
• Sztuczna inteligencja - automatyczna kategoryzacja i weryfikacja dokumentów
• Integracja systemów - kompleksowe platformy zarządzania finansami
• Mobilność - dostęp do danych z urządzeń mobilnych
• Cyberbezpieczeństwo - zaawansowane systemy ochrony danych

Najczęstsze pytania

Model trzeci, polegający na nadaniu dostępu właścicielowi biura rachunkowego jako osobie fizycznej, jest uznawany za najbardziej zalecany. Oferuje optymalną równowagę między kontrolą a funkcjonalnością, umożliwiając elastyczne zarządzanie zespołem księgowym przy zachowaniu bezpieczeństwa danych. Właściciel biura może samodzielnie zarządzać dostępami pracowników bez angażowania klienta w rutynowe czynności.

Tak, model współpracy można zmienić w każdym momencie. Wymaga to jednak współdziałania klienta, który musi odebrać dotychczasowe uprawnienia i nadać nowe zgodnie z wybranym modelem. Zmiana może wiązać się z przerwą w dostępie do systemu, dlatego warto zaplanować ją z wyprzedzeniem i wybrać odpowiedni moment, aby zminimalizować wpływ na bieżące procesy księgowe.

Model drugi wymaga inwestycji w elektroniczną pieczęć kwalifikowaną zawierającą NIP, co może kosztować od kilkuset do kilku tysięcy złotych rocznie. Pozostałe modele nie generują dodatkowych kosztów technicznych, ale mogą wpływać na cenę usług księgowych ze względu na różny poziom automatyzacji procesów. Biura często podnoszą ceny dla klientów nieudzielających dostępu do KSeF.

Przy zmianie biura rachunkowego klient musi odebrać uprawnienia dotychczasowemu biuru i nadać je nowemu dostawcy usług księgowych. Proces ten wymaga zalogowania się do KSeF i wykonania odpowiednich czynności w systemie zarządzania uprawnieniami. Ważne jest, aby nowe biuro było przygotowane technicznie do przejęcia obsługi przed odebraniem uprawnień poprzedniemu dostawcy.

System KSeF umożliwia nadanie uprawnień wielu podmiotom jednocześnie, ale w praktyce nie jest to zalecane ze względów bezpieczeństwa i organizacyjnych. Może prowadzić do konfliktów w zarządzaniu dokumentami, problemów z odpowiedzialnością oraz zwiększonego ryzyka błędów. Jeśli firma korzysta z usług kilku biur, lepiej jest podzielić zakresy odpowiedzialności i nadać każdemu biuru dostęp tylko do relevantnych obszarów działalności.

Proces nadania uprawnień w systemie KSeF jest zazwyczaj realizowany w czasie rzeczywistym i trwa kilka minut. Wymaga zalogowania się klienta do systemu, wprowadzenia danych osoby lub podmiotu otrzymującego uprawnienia oraz zaznaczenia odpowiedniego zakresu dostępu. Najdłużej może trwać przygotowanie niezbędnych danych, takich jak numer PESEL właściciela biura czy NIP podmiotu, oraz ustalenie zakresu uprawnień.