Forma prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów

Podatkowa księga przychodów i rozchodów stanowi podstawową formę ewidencji dla większości przedsiębiorców opodatkowanych podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Wybór właściwej formy prowadzenia księgi ma istotne znaczenie dla prawidłowego wypełniania obowiązków podatkowych oraz przygotowania do nadchodzących zmian legislacyjnych.

Obowiązek prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów

Podstawy prawne prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów wynikają z dwóch głównych aktów normatywnych. Obowiązek prowadzenia księgi określa art. 24a ust. 1 ustawy o PIT, natomiast szczegółowe zasady, warunki i zakres obowiązków reguluje Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 roku w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Zgodnie z przepisami ustawy o PIT, obowiązek prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów dotyczy szerokiego kręgu podmiotów. Zaliczają się do nich osoby fizyczne, przedsiębiorstwa w spadku, spółki cywilne osób fizycznych, spółki cywilne osób fizycznych i przedsiębiorstwa w spadku, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie wykonujące działalność gospodarczą.

Podatnicy mają do wyboru dwie formy ewidencji: prowadzenie podatkowej księgi przychodów i rozchodów albo ksiąg rachunkowych zgodnie z odrębnymi przepisami. Wybór formy ewidencji musi zapewniać możliwość ustalenia dochodu lub straty, podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, w tym za okres sprawozdawczy.

Przepisy określają precyzyjne kryteria wyboru między podatkową księgą przychodów i rozchodów a księgami rachunkowymi. Zgodnie z art. 4a ust. 4 ustawy o PIT, obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych dotyczy podmiotów, których przychody z pozarolniczej działalności gospodarczej za poprzedni rok podatkowy wyniosły w walucie polskiej co najmniej równowartość kwoty 2 000 000 euro.

Dodatkowo, na mocy art. 24a ust. 5 ustawy o PIT, podatnicy mogą dobrowolnie wybrać prowadzenie księgi rachunkowej, nawet jeżeli ich przychody za poprzedni rok podatkowy są niższe niż równowartość w walucie polskiej kwoty określonej w euro w przepisach o rachunkowości. W takim przypadku podatnik musi poinformować o prowadzeniu ksiąg rachunkowych w zeznaniu rocznym składanym za rok podatkowy, w którym były prowadzone.

Przedsiębiorcy opodatkowani podatkiem PIT, którzy nie przekraczają limitu określonego w ustawie o rachunkowości, są zobowiązani do prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów na zasadach wynikających z rozporządzenia wykonawczego.

Podstawowe zasady prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów

Szczegółowe regulacje dotyczące prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów zawiera rozporządzenie wykonawcze. Zgodnie z § 2 ust. 1 tego aktu, wszystkie podmioty wymienione w art. 24a ustawy o PIT są obowiązane prowadzić księgę według wzoru ustalonego w załączniku nr 1 do rozporządzenia, w sposób określony w rozdziale 2 tego aktu.

Istotnym elementem regulacji jest możliwość wyłączenia stosowania przepisów rozporządzenia w szczególnych przypadkach. Zgodnie z § 4 rozporządzenia, przepisów nie stosuje się w zakresie, w jakim jest to uzasadnione szczególnymi okolicznościami, w tym związanymi z rodzajem i rozmiarem wykonywanej przez podatnika działalności oraz wiekiem i stanem jego zdrowia.

Terminy składania wniosku o wyłączenie stosowania przepisów są ściśle określone. Wniosek należy złożyć co najmniej na 30 dni przed rozpoczęciem miesiąca, od którego przepisy rozporządzenia miałyby nie być stosowane. W przypadku rozpoczęcia wykonywania działalności lub powstania obowiązku prowadzenia księgi w ciągu roku podatkowego, termin wynosi 14 dni od dnia rozpoczęcia tej działalności lub powstania obowiązku prowadzenia księgi.

Podstawowe wymogi formalne dotyczące prowadzenia księgi określa § 8 rozporządzenia. Podatnik jest obowiązany zbroszurować księgę i kolejno ponumerować jej karty. Księga oraz dowody, na których podstawie są dokonywane w niej zapisy, mają znajdować się na stałe w miejscu wykonywania działalności lub miejscu wskazanym przez podatnika jako jego siedziba.

W przypadku zlecenia prowadzenia księgi biuru rachunkowemu, dokumenty mogą znajdować się w miejscu prowadzenia lub przechowywania księgi przez to biuro. Jest to istotne ułatwienie dla przedsiębiorców korzystających z usług zewnętrznych biur rachunkowych.

Kluczowe znaczenie mają zasady rzetelności i prawidłowości prowadzenia księgi. Podatnik jest obowiązany prowadzić księgę rzetelnie i w sposób niewadliwy. Za niewadliwą uważa się księgę prowadzoną zgodnie z przepisami rozporządzenia, według ustalonego wzoru księgi i zgodnie z objaśnieniami do wzoru księgi. Księgę uważa się za rzetelną, jeżeli dokonywane w niej zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty.

Przepisy określają również szczegółowe wymagania dotyczące sposobu dokonywania zapisów. W myśl § 11 ust. 1 rozporządzenia zapisy w księdze są dokonywane w języku polskim i w walucie polskiej w sposób staranny, czytelny i trwały, na podstawie prawidłowych i rzetelnych dowodów.

Aktualne możliwości wyboru formy prowadzenia księgi

W obecnym stanie prawnym przepisy rozporządzenia określają podstawowe reguły księgowania zdarzeń gospodarczych w podatkowej księdze przychodów i rozchodów, jednak nie precyzują, w jakiej konkretnej formie sama księga powinna być prowadzona. Ta luka regulacyjna oznacza istotną swobodę dla podatników w zakresie wyboru formy ewidencji.

Brak szczegółowych przepisów dotyczących formy prowadzenia księgi skutkuje tym, że w aktualnym stanie prawnym dopuszczalne jest prowadzenie podatkowej księgi przychodów i rozchodów zarówno w formie papierowej, jak i w formie elektronicznej. Jedynym wymogiem jest zgodność księgi ze wzorem określonym w załączniku do rozporządzenia.

Ta elastyczność w wyborze formy prowadzenia księgi pozwala przedsiębiorcom na dostosowanie metody ewidencji do specyfiki prowadzonej działalności, dostępnych zasobów technicznych oraz indywidualnych preferencji. Niektórzy przedsiębiorcy preferują tradycyjną formę papierową ze względu na jej prostotę i niezależność od technologii, podczas gdy inni wybierają rozwiązania elektroniczne ze względu na ich funkcjonalność i możliwości automatyzacji.

Przedsiębiorca prowadzący małą firmę usługową może zdecydować się na prowadzenie księgi w formie papierowej, korzystając z gotowych druków dostępnych w księgarniach. Dzięki temu unika konieczności inwestowania w oprogramowanie księgowe i może samodzielnie prowadzić ewidencję bez dodatkowych kosztów technologicznych.

Wybór formy prowadzenia księgi powinien uwzględniać różne czynniki praktyczne:

• Wielkość i złożoność prowadzonej działalności gospodarczej
• Liczba operacji gospodarczych wykonywanych w ciągu miesiąca
• Dostępność i znajomość narzędzi technologicznych
• Koszty związane z zakupem i utrzymaniem oprogramowania
• Preferencje osobiste przedsiębiorcy
• Możliwości archiwizacji i przechowywania dokumentów

Forma papierowa charakteryzuje się prostotą obsługi i brakiem zależności od technologii, co może być szczególnie istotne dla starszych przedsiębiorców lub prowadzących działalność o niewielkiej skali. Z drugiej strony, forma elektroniczna oferuje znacznie większe możliwości automatyzacji obliczeń, generowania raportów i integracji z innymi systemami księgowymi.

Planowane zmiany legislacyjne od 2026 roku

Obecna swoboda w wyborze formy prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów ulegnie istotnym ograniczeniom w wyniku planowanych zmian legislacyjnych. Od 1 stycznia 2026 roku do art. 24a ustawy o PIT zostanie dodany nowy ust. 1e, który wprowadzi obligatoryjność elektronicznej formy prowadzenia księgi.

Zgodnie z nowym przepisem, podmioty prowadzące księgę, księgi rachunkowe lub ewidencję środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych będą obowiązane prowadzić te księgi i ewidencję przy użyciu programów komputerowych. Dodatkowo, będą musiały przesyłać je właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego po zakończeniu roku podatkowego.

Ta fundamentalna zmiana oznacza, że od 1 stycznia 2026 roku forma prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów będzie wyłącznie elektroniczna, przy użyciu programów komputerowych. Tradycyjna forma papierowa przestanie być dopuszczalna dla nowych okresów rozliczeniowych.

Ustawodawca przewidział jednak przepisy przejściowe, które uwzględniają różnorodność podmiotów objętych obowiązkiem. Zgodnie z art. 66 ust. 1 ustawy nowelizującej, podatkowe księgi będą prowadzone przy użyciu programów komputerowych i przesyłane po raz pierwszy za okresy rozliczeniowe rozpoczynające się w różnych terminach:

1. Po 31 grudnia 2025 roku - w przypadku podmiotów, które są już obowiązane przesyłać ewidencję JPK_VAT
2. Po 31 grudnia 2026 roku - w przypadku pozostałych podmiotów

Ta etapowość wprowadzania zmian ma na celu ułatwienie procesu adaptacji, szczególnie dla mniejszych przedsiębiorców, którzy dotychczas nie korzystali z elektronicznych form ewidencji podatkowej. Podmioty już przesyłające JPK_VAT posiadają doświadczenie w zakresie elektronicznej komunikacji z administracją skarbową, co powinno ułatwić im przejście na nowy system.

Konsekwencje wprowadzenia obowiązku elektronicznego prowadzenia księgi

Planowane zmiany w zakresie formy prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów stanowią kolejny krok w kierunku kompleksowej cyfryzacji ksiąg oraz ewidencji prowadzonych przez podatników uzyskujących przychody z pozarolniczej działalności gospodarczej. Obecnie podobny obowiązek dotyczy już deklaracji oraz ewidencji właściwych dla podatku VAT, ale zakres ten zostanie rozszerzony również na podatek PIT.

Wprowadzenie obowiązku elektronicznego prowadzenia księgi będzie miało wieloaspektowe konsekwencje dla przedsiębiorców. Po pierwsze, wszyscy podatnicy będą musieli zainwestować w odpowiednie oprogramowanie księgowe lub skorzystać z usług biur rachunkowych oferujących elektroniczne prowadzenie ewidencji.

Małe przedsiębiorstwo, które dotychczas prowadziło księgę w formie papierowej, będzie musiało do końca 2025 roku przygotować się do przejścia na system elektroniczny. Oznacza to konieczność zakupu oprogramowania, przeszkolenia personelu lub zlecenia prowadzenia księgi zewnętrznemu biuru rachunkowemu.

Koszty związane z wdrożeniem elektronicznej formy prowadzenia księgi mogą być znaczące, szczególnie dla najmniejszych przedsiębiorców. Obejmują one nie tylko zakup licencji na oprogramowanie, ale również:

• Szkolenia z obsługi systemu księgowego
• Ewentualne dostosowanie infrastruktury informatycznej
• Koszty wsparcia technicznego i aktualizacji oprogramowania
• Czas potrzebny na naukę i wdrożenie nowych procedur

Z drugiej strony, elektroniczne prowadzenie księgi oferuje szereg korzyści, które mogą w długiej perspektywie zrekompensować początkowe koszty wdrożenia:

• Automatyzacja obliczeń i zmniejszenie ryzyka błędów rachunkowych
• Szybsze generowanie raportów i zestawień
• Łatwiejsza archivizacja i wyszukiwanie danych historycznych
• Możliwość integracji z innymi systemami biznesowymi
• Usprawnienie procesów kontrolnych i audytowych

Dla administracji skarbowej wprowadzenie obowiązku elektronicznego prowadzenia księgi oznacza dostęp do znacznie większej ilości danych w czasie rzeczywistym. Umożliwi to lepszą analizę trendów gospodarczych, skuteczniejsze wykrywanie nieprawidłowości podatkowych oraz optymalizację procesów kontrolnych.

Przygotowanie do nadchodzących zmian

Przedsiębiorcy, którzy obecnie prowadzą podatkową księgę przychodów i rozchodów w formie papierowej, powinni już teraz rozpocząć przygotowania do nadchodzących zmian. Proces adaptacji wymaga przemyślanego podejścia i odpowiedniego planowania czasowego.

Pierwszym krokiem powinno być dokonanie analizy dostępnych na rynku rozwiązań programowych. Wybór odpowiedniego oprogramowania księgowego powinien uwzględniać specyfikę prowadzonej działalności, liczbę operacji gospodarczych, budżet przeznaczony na wdrożenie oraz poziom zaawansowania technicznego użytkowników.

Kluczowe kryteria wyboru oprogramowania księgowego obejmują:

• Zgodność z wymogami ustawowymi i możliwość generowania wymaganych raportów
• Intuicyjność interfejsu użytkownika i łatwość obsługi
• Dostępność wsparcia technicznego i szkoleń
• Możliwość integracji z innymi systemami biznesowymi
• Koszty licencji i utrzymania systemu
• Bezpieczeństwo danych i procedury tworzenia kopii zapasowych

Równie istotne jest zaplanowanie procesu migracji danych z dotychczasowej formy ewidencji do systemu elektronicznego. W przypadku przechodzenia z formy papierowej, może to wymagać ręcznego wprowadzenia danych historycznych lub przynajmniej sald początkowych na rozpoczęcie nowego roku podatkowego.

Proces wdrożenia powinien również obejmować odpowiednie przeszkolenie osób odpowiedzialnych za prowadzenie księgi. Nawet najbardziej intuicyjne oprogramowanie wymaga okresu adaptacji i nauki nowych procedur. Warto zaplanować ten proces z odpowiednim wyprzedzeniem, aby uniknąć problemów w momencie wprowadzenia obowiązku.

Wpływ na różne grupy przedsiębiorców

Wprowadzenie obowiązku elektronicznego prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów będzie miało różny wpływ na poszczególne grupy przedsiębiorców, w zależności od ich aktualnego poziomu cyfryzacji i specyfiki prowadzonej działalności.

Przedsiębiorcy już korzystający z elektronicznych systemów księgowych będą mieli najmniejsze problemy z adaptacją do nowych wymogów. Dla tej grupy zmiana może oznaczać jedynie konieczność dostosowania używanego oprogramowania do nowych wymagań technicznych dotyczących przesyłania danych do urzędów skarbowych.

Średnie firmy, które dotychczas prowadziły księgę w formie mieszanej lub korzystały z podstawowych narzędzi elektronicznych, będą musiały zainwestować w bardziej zaawansowane rozwiązania. Ta grupa może jednak stosunkowo łatwo przejść proces transformacji, ponieważ posiada już podstawowe doświadczenie w zakresie elektronicznej ewidencji.

Największe wyzwanie czeka najmniejszych przedsiębiorców, szczególnie tych prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą, którzy dotychczas prowadzili księgę wyłącznie w formie papierowej. Dla tej grupy zmiana będzie oznaczać konieczność nabycia nowych umiejętności i poniesienia dodatkowych kosztów.

Branże charakteryzujące się dużą liczbą transakcji gotówkowych, takie jak handel detaliczny czy usługi dla konsumentów, będą musiały szczególnie starannie zaplanować proces digitalizacji swoich procesów księgowych. Elektroniczne systemy oferują im jednak znaczne korzyści w postaci automatyzacji i ograniczenia ryzyka błędów.

Z kolei przedsiębiorcy świadczący usługi B2B, którzy już obecnie w dużej mierze korzystają z elektronicznych form komunikacji biznesowej, prawdopodobnie najłatwiej przystosują się do nowych wymagań.

Najczęstsze pytania

Tak, w obecnym stanie prawnym możesz prowadzić księgę zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Przepisy nie określają konkretnej formy prowadzenia, wymagają jedynie zgodności ze wzorem określonym w rozporządzeniu.

Obowiązek elektronicznego prowadzenia księgi wejdzie w życie od 1 stycznia 2026 roku, ale będzie stosowany po raz pierwszy za okresy rozliczeniowe rozpoczynające się po 31 grudnia 2025 roku dla podmiotów przesyłających JPK_VAT, oraz po 31 grudnia 2026 roku dla pozostałych podmiotów.

Tak, możesz złożyć wniosek do naczelnika urzędu skarbowego o wyłączenie stosowania przepisów rozporządzenia w uzasadnionych przypadkach, związanych z rodzajem działalności, wiekiem lub stanem zdrowia. Wniosek należy złożyć co najmniej 30 dni przed rozpoczęciem miesiąca, od którego przepisy miałyby nie być stosowane.

Obowiązek dotyczy osób fizycznych, przedsiębiorstw w spadku, spółek cywilnych osób fizycznych, spółek jawnych osób fizycznych oraz spółek partnerskich wykonujących działalność gospodarczą, których przychody nie przekraczają 2 milionów euro rocznie.

Księga i dowody księgowe muszą znajdować się na stałe w miejscu wykonywania działalności lub miejscu wskazanym jako siedziba podatnika. Jeśli prowadzenie księgi zlecono biuru rachunkowemu, dokumenty mogą znajdować się w miejscu prowadzenia księgi przez to biuro.

Wszystkie zapisy w podatkowej księdze przychodów i rozchodów należy prowadzić w języku polskim i w walucie polskiej, w sposób staranny, czytelny i trwały, na podstawie prawidłowych i rzetelnych dowodów.