Dokumentacja pracownicza 2025 - nowe zasady prowadzenia akt

Zmiany w przepisach dotyczących dokumentacji pracowniczej wprowadzone w 2023 roku znacząco wpłynęły na sposób prowadzenia akt osobowych pracowników przez pracodawców. Nowelizacja Kodeksu pracy z grudnia 2022 roku umożliwiła pracodawcom badanie stanu trzeźwości pracowników oraz formalne wprowadzenie pracy zdalnej, co wymagało odpowiednich zmian w przepisach wykonawczych regulujących dokumentację pracowniczą.

Praktyczne wdrożenie nowych rozwiązań prawnych nie mogło nastąpić bez szczegółowych regulacji dotyczących sposobu dokumentowania wprowadzonych procedur. Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej wydało rozporządzenie zmieniające zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej, które weszło w życie w marcu 2023 roku. Zmiany te dotyczą wszystkich pracodawców prowadzących akta osobowe pracowników i wymagają dostosowania dotychczasowych praktyk do nowych wymogów prawnych.

Podstawa prawna i terminy wejścia w życie zmian

Zmiany w dokumentacji pracowniczej wynikają z nowelizacji Ustawy z dnia 26 czerwca 1974 roku - Kodeks pracy, uchwalonej 1 grudnia 2022 roku i opublikowanej w Dzienniku Ustaw z 2023 roku pod pozycją 240. Nowelizacja ta wprowadzała dwa kluczowe elementy: możliwość badania stanu trzeźwości pracowników oraz formalne uregulowanie wykonywania pracy w formie zdalnej.

Aby umożliwić praktyczne zastosowanie tych rozwiązań, konieczne okazało się wydanie odpowiednich przepisów wykonawczych. Minister Rodziny i Polityki Społecznej wydał 6 marca 2023 roku rozporządzenie zmieniające rozporzdzenie z dnia 10 grudnia 2018 roku w sprawie dokumentacji pracowniczej, opublikowane w Dzienniku Ustaw pod pozycją 2369.

Rozporządzenie nowelizujące weszło w życie z dniem 21 marca 2023 roku, jednak nie wszystkie jego postanowienia obowiązują od tego samego dnia. Zmiana dotycząca dokumentów związanych z pracą zdalną została wprowadzona z opóźnieniem i obowiązuje dopiero od dnia 7 kwietnia 2023 roku, co dało pracodawcom dodatkowy czas na przygotowanie się do nowych wymogów.

Pracodawcy zostali zobowiązani do dostosowania swoich praktyk dokumentacyjnych w określonych terminach. Szczególnie ważny był obowiązek dostosowania sposobu przechowywania dokumentów związanych z kontrolą trzeźwości pracownika oraz kontrolą na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu w terminie 14 dni od dnia wejścia w życie rozporządzenia zmieniającego.

Nowa struktura akt osobowych pracowników

Jedną z najważniejszych zmian wprowadzonych przez nowelizację jest modyfikacja struktury akt osobowych pracowników. Dotychczas akta skadały się z czterech części oznaczonych literami od A do D. Od dnia 21 marca 2023 roku akta osobowe pracownika składają się z pięciu części, co oznacza wprowadzenie nowej części E.

Ta zmiana strukturalna nie jest jedynie formalną korektą, ale wynika z konieczności właściwego organizowania nowych rodzajów dokumentów związanych z kontrolą trzeźwości pracowników oraz kontrolą na obecność w ich organizmach środków działających podobnie do alkoholu. Nowa część E została dedykowana wyłącznie tym dokumentom, co zapewnia ich właściwą organizację i przechowywanie.

Wprowadzenie piątej części akt osobowych wymaga od pracodawców nie tylko formalnego dostosowania sposobu organizacji dokumentów, ale także zrozumienia zasad funkcjonowania nowej części E. Każda z części akt osobowych ma swoje specyficzne przeznaczenie i zasady prowadzenia, które muszą być przestrzegane przez pracodawców.

Nowe dokumenty w części B akt osobowych

Część B akt osobowych pracownika została wzbogacona o nowe kategorie dokumentów, które pracodawcy są zobowizani w niej przechowywać. Pierwszą nową kategorią są dokumenty związane z informowaniem pracowników o wprowadzeniu kontroli trzeźwości.

Zgodnie z nowymi przepisami, w części B akt osobowych należy przechowywać potwierdzenie poinformowania pracownika o wprowadzeniu kontroli trzeźwości pracowników lub kontroli na obecność w ich organizmach środków działających podobnie do alkoholu. Dokument ten musi zawierać informacje o grupie lub grupach pracowników objętych taką kontrolą oraz sposobie jej przeprowadzania.

Ta zmiana wynika z przepisu paragrafu 3 punkt 2 litera f rozporządzenia podstawowego po nowelizacji i ma fundamentalne znaczenie dla prawidłowego prowadzenia procedur kontrolnych. Pracodawca musi nie tylko przeprowadzać kontrole zgodnie z prawem, ale także udokumentować fakt poinformowania pracowników o wprowadzeniu takich kontroli.

Drugą istotną kategorią nowych dokumentów w części B są dokumenty dotyczące wykonywania pracy zdalnej. Ta zmiana weszła w życie z dniem 7 kwietnia 2023 roku, co oznacza, że pracodawcy mieli dodatkowy czas na przygotowanie się do nowych wymogów w tym zakresie.

Dokumenty dotyczące pracy zdalnej mogą obejmować różnorodne materiały związane z organizacją i wykonywaniem tej formy pracy. Mogą to być umowy o pracę zdalną, regulaminy pracy zdalnej, dokumenty dotyczące wyposażenia stanowiska pracy zdalnej, czy inne materiały związane z organizacją tej formy świadczenia pracy.

Szczegółowa charakterystyka części E akt osobowych

Część E akt osobowych pracownika została wprowadzona jako wyspecjalizowana sekcja przeznaczona wyłącznie do przechowywania dokumentów związanych z kontrolą trzeźwości pracownika oraz kontrolą na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu. Ta specjalizacja zapewnia właściwą organizację i dostępność dokumentów o szczególnym charakterze.

Katalog dokumentów podlegających gromadzeniu w części E został szczegółowo określony w przepisach rozporządzenia. Pierwszą kategorią są informacje dotyczące kontroli trzeźwości pracownika przeprowadzonej przez pracodawcę zgodnie z artykułem 22(1c) paragraf 6 Kodeksu pracy. Dokumenty te obejmują wszystkie materiały związane z przeprowadzonymi przez pracodawcę kontrolami stanu trzeźwości.

Drugą kategorią są informacje dotyczące badania stanu trzeźwości pracownika przeprowadzonego przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego. Te dokumenty, regulowane artykułem 22(1d) paragraf 10 Kodeksu pracy, dotyczą sytuacji, gdy badanie trzeźwości przeprowadza organ zewnętrzny, na przykład policja.

Trzecią kategorią są informacje dotyczące przeprowadzonej przez pracodawcę kontroli pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu. Te dokumenty są regulowane artykułem 22(1c) paragraf 6 i artykułem 22(1e) paragraf 2 Kodeksu pracy i dotyczą szerszego spektrum substancji niż tylko alkohol.

Czwartą i ostatnią kategorią są informacje dotyczące badania pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu przeprowadzonego przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego. Te dokumenty, regulowane artykułem 22(1d) paragraf 10 i artykułem 22(1f) paragraf 2 Kodeksu pracy, dotyczą badań przeprowadzanych przez organy zewnętrzne w zakresie substancji innych niż alkohol.

Zasady organizacji dokumentów w części E

Sposób prowadzenia dokumentacji w części E akt osobowych pracownika został szczegółowo uregulowany w nowym ustępie 4 dodanym do paragrafu 4 rozporządzenia. Te szczegółowe wskazówki mają kluczowe znaczenie dla prawidłowego organizowania dokumentów o tak specyficznym charakterze.

Podstawową zasadą jest przechowywanie dokumentów w wydzielonych częściach dotyczących poszczególnych kontroli. Każda kontrola lub badanie generuje oddzielną część, która otrzymuje odpowiedni numer. System numeracji przewiduje oznaczenia E1, E2, E3 i tak dalej, w zależności od liczby przeprowadzonych kontroli.

Każda z wydzielonych części musi być prowadzona zgodnie z ogólnymi zasadami dokumentacji pracowniczej. Oznacza to obowiązek przechowywania dokumentów w porządku chronologicznym, ich numerowania oraz tworzenia wykazu dokumentów dla każdej części oddzielnie. Ta szczegółowość organizacji zapewnia łatwe odnalezienie konkretnych dokumentów i ich właściwe archiwizowanie.

1. Utwórz wydzieloną część dla każdej kontroli lub badania
2. Przyporządkuj odpowiedni numer części (E1, E2, E3 itd.)
3. Zachowaj porządek chronologiczny dokumentów w każdej części
4. Przeprowadź numerację dokumentów w każdej części oddzielnie
5. Sporządź wykaz dokumentów dla każdej wydzielonej części

System organizacji części E przewiduje także procedury związane z usuwaniem dokumentów. W przypadku usunięcia z akt osobowych informacji związanej z konkretną kontrolą, usuwa się całą wydzieloną część dotyczącą tej kontroli. Pozostałe części otrzymują wówczas następujące po sobie numery, co zapewnia ciągłość numeracji i przejrzystość organizacji dokumentów.

Procedury dostosowania do nowych przepisów

Pracodawcy zostali zobowiązani do dostosowania swoich praktyk dokumentacyjnych do nowych przepisów w określonym terminie. Rozporządzenie zawiera szczegółowe postanowienia dotyczące obowiązku dostosowania sposobu przechowywania dokumentów związanych z kontrolą trzeźwości pracownika oraz kontrolą na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu.

Termin dostosowania wynosi 14 dni od dnia wejścia w życie rozporządzenia zmieniającego, co oznacza, że pracodawcy mieli czas do 4 kwietnia 2023 roku na wprowadzenie niezbędnych zmian. Ten stosunkowo krótki termin wynika z konieczności szybkiego wdrożenia nowych procedur dokumentacyjnych, które są niezbędne dla prawidłowego funkcjonowania wprowadzonych rozwiązań prawnych.

Dostosowanie dotyczy wszystkich dokumentów zgromadzonych przed dniem wejścia w życie nowego rozporządzenia. Oznacza to, że pracodawcy, którzy już wcześniej prowadzili jakiekolwiek procedury kontrolne, musieli przeorganizować swoje archiwum dokumentów zgodnie z nowymi zasadami.

Proces dostosowania wymaga od pracodawców nie tylko reorganizacji istniejących dokumentów, ale także wprowadzenia nowych procedur wewnętrznych. Konieczne może być przeszkolenie pracowników działu kadr, zaktualizowanie regulaminów wewnętrznych oraz dostosowanie systemów informatycznych służących do zarządzania dokumentacją pracowniczą.

Praktyczne aspekty wdrożenia nowych przepisów

Wdrożenie nowych przepisów dotyczących dokumentacji pracowniczej wiąże się z szeregiem praktycznych wyzwań, które muszą podjąć pracodawcy. Pierwszym krokiem jest analiza dotychczasowych praktyk dokumentacyjnych i identyfikacja obszarów wymagających zmian.

Pracodawcy muszą przeanalizować strukturę swoich akt osobowych i wprowadzić niezbędne modyfikacje umożliwiające utworzenie piątej części. Może to wymagać reorganizacji fizycznego przechowywania dokumentów, zakupu nowych segregatorów lub teczek, a także aktualizacji systemów informatycznych służących do zarządzania dokumentacją.

Szczególną uwagę należy poświęcić opracowaniu procedur związanych z częścią E akt osobowych. Pracodawcy muszą określić, w jaki sposób będą organizować wydzielone części dla poszczególnych kontroli, jak będą je numerować i w jaki sposób będą prowadzić wykazy dokumentów dla każdej części.

Ważnym aspektem praktycznego wdrożenia jest także szkolenie pracowników odpowiedzialnych za prowadzenie dokumentacji pracowniczej. Osoby te muszą poznać nowe przepisy, zrozumieć zasady organizacji dokumentów w części E oraz nauczyć się właściwego prowadzenia wydzielonych części dla poszczególnych kontroli.

Konsekwencje nieprzestrzegania nowych przepisów

Nieprzestrzeganie przepisów dotyczących prowadzenia dokumentacji pracowniczej może skutkować różnorodnymi konsekwencjami dla pracodawców. Przede wszystkim, niewłaściwe prowadzenie akt osobowych pracowników może utrudnić lub uniemożliwić prawidłowe przeprowadzanie kontroli przez organy nadzoru nad przestrzeganiem prawa pracy.

Państwowa Inspekcja Pracy, jako organ nadzorujący przestrzeganie przepisów prawa pracy, ma prawo do kontroli sposobu prowadzenia dokumentacji pracowniczej. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości, inspektorzy pracy mogą wydawać decyzje nakazujące usunięcie uchybień oraz nakładać kary finansowe na pracodawców.

Nieprawidłowe prowadzenie dokumentacji może także skutkować problemami w przypadku sporów pracowniczych. Właściwie prowadzona dokumentacja stanowi ważny dowód w postępowaniach przed sądami pracy, a jej brak lub nieprawidłowości mogą osłabić pozycję procesową pracodawcy.

• Kontrole Państwowej Inspekcji Pracy i możliwe kary finansowe
• Decyzje nakazujące usunięcie uchybień w prowadzeniu dokumentacji
• Osłabienie pozycji procesowej w sporach pracowniczych
• Trudności w udowodnieniu przestrzegania procedur kontrolnych
• Problemy z wykazaniem prawidłowości działań pracodawcy

Wpływ zmian na różne kategorie pracodawców

Nowe przepisy dotyczące dokumentacji pracowniczej wpływają na wszystkich pracodawców prowadzących akta osobowe pracowników, jednak skala i złożoność wdrożenia może się różnić w zależności od wielkości i charakteru działalności pracodawcy.

Duże przedsiębiorstwa zatrudniające znaczną liczbę pracowników mogą mieć większe trudności z reorganizacją obszernych archiwów dokumentacji pracowniczej. Z drugiej strony, dysponują one zazwyczaj wyspecjalizowanymi działami kadr oraz zasobami finansowymi umożliwiającymi sprawne wdrożenie zmian.

Małe i średnie przedsiębiorstwa mogą mieć mniejsze archiwum do reorganizacji, ale jednocześnie dysponują ograniczonymi zasobami ludzkimi i finansowymi. Dla tych pracodawców szczególnie ważne jest właściwe zaplanowanie procesu wdrożenia i ewentualne skorzystanie z pomocy zewnętrznych specjalistów.

Średnie przedsiębiorstwo produkcyjne zatrudniające 150 pracowników musiało zreorganizować swoje archiwum akt osobowych, tworząc nową część E dla dokumentów związanych z kontrolą trzeźwości. Proces ten wymagał zakupu nowych segregatorów, przeszkolenia trzech pracowników działu kadr oraz aktualizacji wewnętrznego regulaminu prowadzenia dokumentacji pracowniczej.

Szczególną sytuację mają pracodawcy działający w branżach, gdzie kontrola trzeźwości pracowników ma kluczowe znaczenie dla bezpieczeństwa. Dotyczy to między innymi transportu, budownictwa, przemysłu chemicznego czy energetyki. Dla tych pracodawców nowe przepisy mają szczególne znaczenie praktyczne, ponieważ dokumentacja kontroli trzeźwości będzie prowadzona na szeroką skalę.

Perspektywy rozwoju przepisów o dokumentacji pracowniczej

Wprowadzone zmiany w przepisach o dokumentacji pracowniczej należy postrzegać w kontekście szerszych trendów modernizacji prawa pracy w Polsce. Nowelizacja Kodeksu pracy z grudnia 2022 roku wprowadzała nie tylko możliwość kontroli trzeźwości i formalizację pracy zdalnej, ale także inne rozwiązania mające na celu dostosowanie polskiego prawa pracy do współczesnych realiów gospodarczych.

Można spodziewać się dalszych zmian w przepisach dotyczących dokumentacji pracowniczej, szczególnie w kontekście postępującej digitalizacji procesów HR. Coraz więcej pracodawców korzysta z elektronicznych systemów zarządzania dokumentacją pracowniczą, co może wymagać dalszych dostosowań przepisów wykonawczych.

Rozwój technologii może także wpłynąć na sposób przeprowadzania i dokumentowania kontroli trzeźwości pracowników. Nowoczesne urządzenia pomiarowe oraz systemy informatyczne mogą umożliwić bardziej efektywne prowadzenie tego typu dokumentacji, co może wymagać kolejnych zmian w przepisach.

Ważnym aspektem przyszłego rozwoju przepisów będzie także ich harmonizacja z regulacjami unijnymi dotyczącymi ochrony danych osobowych. Dokumentacja kontroli trzeźwości zawiera dane osobowe o szczególnym charakterze, co wymaga przestrzegania szczególnych zasad ich przetwarzania zgodnie z RODO.

Najczęstsze pytania

Rozporządzenie zmieniające przepisy o dokumentacji pracowniczej weszło w życie 21 marca 2023 roku. Wyjątek stanowią przepisy dotyczące dokumentów związanych z pracą zdalną, które obowiązują od 7 kwietnia 2023 roku. Pracodawcy mieli 14 dni na dostosowanie sposobu przechowywania dokumentów związanych z kontrolą trzeźwości.

Od 21 marca 2023 roku akta osobowe pracownika składają się z pięciu części oznaczonych literami od A do E. Wcześniej akta składały się z czterech części. Nowa część E jest przeznaczona wyłącznie do przechowywania dokumentów związanych z kontrolą trzeźwości pracowników oraz kontrolą na obecność środków działających podobnie do alkoholu.

W części E przechowuje się cztery kategorie dokumentów związanych z kontrolą trzeźwości i kontrolą na obecność środków działających podobnie do alkoholu. Obejmują one informacje z kontroli przeprowadzanych przez pracodawcę oraz badań przeprowadzanych przez uprawnione organy zewnętrzne, takie jak policja.

Dokumenty w części E przechowuje się w wydzielonych częściach dotyczących poszczególnych kontroli, oznaczonych numerami E1, E2, E3 itd. Każda część wymaga zachowania porządku chronologicznego, numerowania dokumentów oraz sporządzenia wykazu dokumentów. W przypadku usunięcia dokumentów z jednej części, usuwa się całą wydzieloną część.

W części B akt osobowych należy obecnie przechowywać potwierdzenie poinformowania pracownika o wprowadzeniu kontroli trzeźwości lub kontroli na obecność środków działających podobnie do alkoholu, wraz z informacjami o grupach pracowników objętych kontrolą i sposobie jej przeprowadzania. Od 7 kwietnia 2023 roku przechowuje się tam także dokumenty dotyczące wykonywania pracy zdalnej.

Nieprzestrzeganie przepisów może skutkować kontrolami Państwowej Inspekcji Pracy, decyzjami nakazującymi usunięcie uchybień oraz karami finansowymi. Nieprawidłowa dokumentacja może także osłabić pozycję pracodawcy w sporach pracowniczych i utrudnić udowodnienie prawidłowości przeprowadzanych procedur kontrolnych.