Które urlopy bezpłatne zaliczają się do okresu zatrudnienia

Urlopy bezpłatne stanowią istotny element polskiego prawa pracy, który może znacząco wpłynąć na uprawnienia pracownicze. Zgodnie z ogólną zasadą zawartą w Kodeksie pracy, okresu urlopu bezpłatnego nie wlicza się do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze. Jednak przepisy szczególne przewidują liczne wyjątki od tej reguły, które każdy pracodawca i pracownik powinien znać.

Zrozumienie różnic między zwykłymi urlopami bezpłatnymi a tymi o charakterze szczególnym ma kluczowe znaczenie dla prawidłowego naliczania stażu pracy i związanych z nim uprawnień. Niewłaściwe zastosowanie przepisów może prowadzić do błędów w obliczaniu uprawnień pracowniczych, co może mieć daleko idące konsekwencje zarówno dla pracowników, jak i pracodawców.

Podstawowe zasady urlopów bezpłatnych w polskim prawie pracy

Urlop bezpłatny to szczególny okres w stosunku pracy, który charakteryzuje się zawieszeniem wzajemnych obowiązków i uprawnień stron. Zgodnie z art. 174 § 2 Kodeksu pracy, okresu urlopu bezpłatnego nie wlicza się do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze. Ta podstawowa zasada ma jednak liczne wyjątki uregulowane w przepisach szczególnych.

Decyzja o udzieleniu urlopu bezpłatnego leży wyłącznie w kompetencjach pracodawcy. Przepis art. 174 § 1 Kodeksu pracy stanowi, że pracodawca może udzielić pracownikowi urlopu bezpłatnego na jego pisemny wniosek. Oznacza to, że nawet uzasadniony wniosek pracownika nie zobowiązuje pracodawcy do przyznania takiego urlopu. Pracodawca ma pełną swobodę w podejmowaniu decyzji, a negatywne rozpatrzenie wniosku nie podlega kontroli sądowej.

Procedura udzielania urlopu bezpłatnego:

1. Złożenie przez pracownika pisemnego wniosku o urlop bezpłatny
2. Analiza wniosku przez pracodawcę pod kątem potrzeb organizacyjnych
3. Podjęcie decyzji przez pracodawcę o udzieleniu lub odmowie urlopu
4. Pisemne powiadomienie pracownika o decyzji
5. W przypadku udzielenia urlopu - określenie warunków i terminu trwania
6. Dokumentowanie urlopu w aktach osobowych pracownika

Istotną cechą urlopu bezpłatnego jest brak czasowych ograniczeń jego trwania. Długość urlopu zależy od uzgodnień poczynionych między stronami stosunku pracy. Jednak zgodnie z art. 174 § 3 Kodeksu pracy, przy udzielaniu urlopu bezpłatnego dłuższego niż 3 miesiące strony mogą przewidzieć dopuszczalność odwołania pracownika z ważnych przyczyn.

Pracodawca nie może z własnej woli, jednostronnie udzielić pracownikowi urlopu bezpłatnego. Takie działanie bez pisemnego wniosku pracownika jest bezskuteczne prawnie, co potwierdzył Sąd Apelacyjny w Łodzi w wyroku z 15 października 1996 roku. Każde przyznanie urlopu bezpłatnego musi być poprzedzone formalnym wnioskiem pracownika złożonym w formie pisemnej.

Po zakończeniu urlopu bezpłatnego pracownik ma bezwzględne prawo powrotu do pracy. Przysługuje mu roszczenie o dopuszczenie do pracy, a pracodawca nie ma podstawy prawnej do odmowy zatrudnienia. Jednocześnie pracownik ma obowiązek stawienia się do pracy po zakończeniu urlopu bezpłatnego w terminie określonym w porozumieniu stron.

Charakterystyka urlopów bezpłatnych zaliczanych do stażu pracy

Od ogólnej zasady pomijania urlopu bezpłatnego przy ustalaniu uprawnień pracowniczych istnieje kilka istotnych wyjątków. Odstępstwa te wynikają z celu udzielenia urlopu oraz jego szczególnej specyfiki społecznej lub gospodarczej. Przepisy szczególne zawarte zarówno w Kodeksie pracy, jak i w innych ustawach przewidują sytuacje, w których urlopy bezpłatne podlegają zaliczeniu do okresu zatrudnienia.

Urlopy bezpłatne wliczane do stażu pracy mają szczególny charakter prawny, który sprawia, że praktycznie każda zatrudniona osoba może z nich skorzystać w zależności od etapu trwania stosunku pracy i posiadanych kwalifikacji. W przypadku tych urlopów sytuacja prawna ulega zasadniczej zmianie - pracodawca często nie może odmówić ich udzielenia, jeśli zostały spełnione wszystkie ustawowe wymogi.

Kategorie urlopów zaliczanych do stażu pracy:

• Urlopy związane z wykonywaniem pracy u innego pracodawcy (art. 174ą KP)
• Urlopy wychowawcze dla rodziców (art. 186 KP)
• Urlopy dla młodocianych uczniów szkół dla pracujących (art. 205 § 4 KP)
• Urlopy związane z pełnieniem funkcji społecznych i związkowych
• Urlopy związane ze służbą wojskową i obronnością kraju
• Urlopy w sytuacjach kryzysowych i epidemicznych

Pierwszą kategorią są urlopy związane z wykonywaniem pracy u innego pracodawcy. Art. 174ą Kodeksu pracy przewiduje możliwość udzielenia urlopu bezpłatnego pracownikowi za jego pisemną zgodą w celu świadczenia pracy u innego pracodawcy przez okres ustalony w porozumieniu zawartym między pracodawcami. Ten rodzaj urlopu jest zaliczany do okresu zatrudnienia, od którego zależą uprawnienia pracownicze.

Drugą istotną kategorią są urlopy wychowawcze udzielane na podstawie art. 186 Kodeksu pracy. Zgodnie z art. 186 Kodeksu pracy, okres urlopu wychowawczego w dniu jego zakończenia wlicza się do okresu zatrudnienia, od którego zależą uprawnienia pracownicze. Urlop wychowawczy może trwać do 36 miesięcy i stanowi jedno z najważniejszych uprawnień rodzicielskich w polskim prawie pracy.

Trzecią grupę stanowią urlopy dla młodocianych pracowników będących uczniami szkół dla pracujących. Art. 205 § 4 Kodeksu pracy przewiduje możliwość udzielenia urlopu na wniosek młodocianego w okresie ferii szkolnych w wymiarze nieprzekraczającym łącznie z urlopem wypoczynkowym 2 miesięcy. Taki urlop również podlega zaliczeniu do okresu zatrudnienia.

Urlopy bezpłatne związane ze służbą wojskową i funkcjami społecznymi

Szczególną kategorię urlopów bezpłatnych zaliczanych do stażu pracy stanowią te związane z pełnieniem służby wojskowej oraz funkcji społecznych. Te rodzaje urlopów mają szczególne znaczenie społeczne i państwowe, dlatego prawodawca zdecydował o ich preferencyjnym traktowaniu w kontekście uprawnień pracowniczych.

Urlop bezpłatny udzielony pracownikowi powołanemu do pełnienia terytorialnej służby wojskowej rotacyjnie podlega zaliczeniu do stażu pracy. Wyjątek stanowi służba pełniona jednorazowo w czasie lub dniu wolnym od pracy. Podobnie sytuacja wygląda w przypadku żołnierzy rezerwy powołanych do służby. Zgodnie z art. 305 ustawy z dnia 11 marca 2022 r. o obronie Ojczyzny, okres ten wlicza się do stażu pracy, od którego zależą wszystkie uprawnienia pracownicze, z wyjątkiem prawa do wynagrodzenia.

Procedura udzielania urlopu na służbę wojskową:

1. Otrzymanie przez pracownika wezwania do pełnienia służby wojskowej
2. Niezwłoczne poinformowanie pracodawcy o powołaniu do służby
3. Przedłożenie pracodawcy dokumentów potwierdzających powołanie
4. Udzielenie przez pracodawcę urlopu bezpłatnego na okres służby
5. Dokumentowanie urlopu z oznaczeniem jako zaliczanego do stażu pracy
6. Powrót do pracy po zakończeniu służby zgodnie z ustalonym terminem

Kolejną istotną kategorię stanowią urlopy związane z pełnieniem funkcji związkowych. Art. 25 ust. 1 i 3 ustawy z dnia 23 maja 1991 roku o związkach zawodowych przewiduje urlop bezpłatny dla pracownika powołanego do pełnienia z wyboru funkcji związkowej poza zakładem pracy, jeżeli z wyboru wynika obowiązek wykonywania tej funkcji w charakterze pracownika.

Warunkiem zaliczenia tego urlopu do okresu zatrudnienia jest stawienie się pracownika do pracy w ciągu 7 dni od rozwiązania stosunku pracy z wyboru. Niedotrzymanie tego terminu powoduje wygaśnięcie stosunku pracy, chyba że doszło do tego z przyczyn niezależnych od pracownika. Ten mechanizm prawny zapewnia ochronę działaczy związkowych, jednocześnie gwarantując ich powrót do pracy po zakończeniu pełnienia funkcji.

Pracownik zakładu metalurgicznego został wybrany na stanowisko sekretarza regionalnego związku zawodowego na okres 3 lat. Pracodawca udzielił mu urlopu bezpłatnego na podstawie art. 25 ustawy o związkach zawodowych. Po zakończeniu kadencji pracownik powrócił do pracy w ciągu 7 dni, dzięki czemu cały okres pełnienia funkcji związkowej został zaliczony do jego stażu pracy, co wpłynęło na zwiększenie uprawnień urlopowych i dodatku stażowego.

Funkcje związkowe pełnione poza zakładem pracy obejmują stanowiska w strukturach ogólnokrajowych, regionalnych lub branżowych związków zawodowych. Mogą to być funkcje przewodniczących, sekretarzy, skarbników lub innych członków zarządów związkowych na różnych szczeblach organizacyjnych.

Urlopy bezpłatne w sytuacjach kryzysowych i epidemicznych

Współczesne wyzwania, szczególnie związane z zagrożeniami epidemiologicznymi, spowodowały wprowadzenie nowych kategorii urlopów bezpłatnych zaliczanych do okresu zatrudnienia. Prawodawca uznał za zasadne preferencyjne traktowanie osób zaangażowanych w walkę z epidemiami i innymi zagrożeniami dla zdrowia publicznego.

Art. 47 ust. 8 ustawy z dnia 5 grudnia 2008 roku o zapobieganiu oraz zwalczaniu zakażeń i chorób zakaźnych u ludzi przewiduje urlop bezpłatny dla osoby skierowanej do pracy przy zwalczaniu epidemii. Skierowanie to może dotyczyć pracowników podmiotów leczniczych, osób wykonujących zawody medyczne, a także osób, z którymi podpisano umowy na wykonywanie świadczeń zdrowotnych.

Osoby mogące być skierowane do pracy przy zwalczaniu epidemii:

• Lekarze i lekarze dentyści
• Pielęgniarki i położne
• Ratownicy medyczni
• Farmaceuci
• Diagnostycy laboratoryjni
• Fizjoterapeuci
• Psychologowie
• Inne osoby wykonujące zawody medyczne

Ten rodzaj urlopu bezpłatnego ma szczególne znaczenie w kontekście zapewnienia ciągłości funkcjonowania systemu ochrony zdrowia w sytuacjach kryzysowych. Pracownicy skierowani do pracy przy zwalczaniu epidemii zachowują swoje miejsce pracy u dotychczasowego pracodawcy, a okres takiego skierowania jest zaliczany do stażu pracy.

Mechanizm ten został szczególnie wykorzystany podczas pandemii COVID-19, kiedy wielu pracowników sektora medycznego było delegowanych do pracy w szpitalach covidowych lub innych placówkach zaangażowanych w walkę z pandemią. Zaliczenie tego okresu do stażu pracy stanowi formę uznania dla ich wkładu w ochronę zdrowia publicznego.

Procedura skierowania do pracy przy zwalczaniu epidemii jest regulowana przez szczegółowe przepisy wykonawcze, które określają tryb postępowania, dokumentację wymaganą oraz zasady wynagradzania za okres skierowania. Pracodawca ma obowiązek udzielenia urlopu bezpłatnego na czas trwania skierowania.

Praktyczne aspekty stosowania przepisów o urlopach bezpłatnych

Prawidłowe stosowanie przepisów dotyczących urlopów bezpłatnych wymaga od pracodawców i pracowników znajomości nie tylko podstawowych regulacji Kodeksu pracy, ale także licznych przepisów szczególnych. W praktyce często dochodzi do błędów w klasyfikacji urlopów i ich wpływu na uprawnienia pracownicze.

Pierwszym krokiem w prawidłowym zastosowaniu przepisów jest określenie charakteru urlopu bezpłatnego. Pracodawca musi ustalić, czy dany urlop podlega pod kategorię zwykłych urlopów bezpłatnych, czy też jest to urlop szczególnego rodzaju zaliczany do okresu zatrudnienia. Od tej klasyfikacji zależy nie tylko sposób naliczania stażu pracy, ale także uprawnienia pracownika po powrocie z urlopu.

W przypadku urlopów bezpłatnych szczególnego rodzaju pracodawca często nie ma możliwości odmowy ich udzielenia. Dotyczy to szczególnie urlopów wychowawczych, urlopów związanych ze służbą wojskową czy skierowaniem do pracy przy zwalczaniu epidemii. Odmowa udzielenia takiego urlopu może stanowić naruszenie przepisów prawa pracy i prowadzić do odpowiedzialności pracodawcy.

Dokumentacja urlopów bezpłatnych powinna obejmować:

1. Pisemny wniosek pracownika o udzielenie urlopu bezpłatnego
2. Decyzję pracodawcy o udzieleniu lub odmowie udzielenia urlopu
3. Określenie podstawy prawnej udzielenia urlopu
4. Ustalenie okresu trwania urlopu i zasad jego ewentualnego przerwania
5. Dokumentację dotyczącą zaliczenia okresu urlopu do stażu pracy
6. Informację o wpływie na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne

Szczególną uwagę należy zwrócić na terminy składania wniosków o urlopy bezpłatne oraz terminy powrotu z urlopu. W przypadku niektórych urlopów szczególnego rodzaju niedotrzymanie terminów może prowadzić do utraty uprawnień lub nawet wygaśnięcia stosunku pracy.

Wpływ urlopów bezpłatnych na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne

Kwestia ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych w czasie urlopu bezpłatnego stanowi jeden z najważniejszych aspektów praktycznych tego instytucji prawnej. Zasady te różnią się w zależności od rodzaju urlopu bezpłatnego i mogą mieć znaczący wpływ na sytuację finansow pracownika.

W przypadku zwykłych urlopów bezpłatnych, zgodnie z art. 12 ust. 2 pkt 1 ustawy z dnia 25 czerwca 1999 roku o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa, pracownikowi nie przysługują świadczenia z ubezpieczenia społecznego należne za czas niezdolności do pracy. Oznacza to, że w przypadku zachorowania w czasie urlopu bezpłatnego pracownik nie otrzyma zasiłku chorobowego.

Zasady ubezpieczeń w różnych rodzajach urlopów bezpłatnych:

• Zwykły urlop bezpłatny: Brak prawa do świadczeń społecznych, możliwość dobrowolnego opłacania składek zdrowotnych
• Urlop wychowawczy: Możliwość zachowania ubezpieczenia przez opłacanie składek we własnym zakresie
• Urlop na służbę wojskową: Ubezpieczenie z tytułu służby wojskowej
• Urlop na walkę z epidemią: Pełne ubezpieczenie z tytułu wykonywania pracy
• Urlop na funkcję związkową: Ubezpieczenie z tytułu pełnienia funkcji związkowej

Sytuacja wygląda inaczej w przypadku urlopów bezpłatnych szczególnego rodzaju. Urlop wychowawczy, będący najczęściej wykorzystywanym urlopem bezpłatnym zaliczanym do stażu pracy, ma szczególne regulacje dotyczące ubezpieczeń. Pracownik przebywający na urlopie wychowawczym może zachować ubezpieczenie społeczne i zdrowotne, opłacając składki we własnym zakresie lub korzystając z ubezpieczenia od współmałżonka.

W przypadku urlopów związanych ze służbą wojskową sytuacja ubezpieczeniowa jest regulowana przez przepisy szczególne dotyczące żołnierzy. Żołnierze pełniący terytorialną służbę wojskową rotacyjnie są objęci ubezpieczeniem społecznym i zdrowotnym z tytułu pełnienia służby wojskowej, co oznacza ciągłość ochrony ubezpieczeniowej.

Pracownicy skierowani do pracy przy zwalczaniu epidemii zachowują pełne ubezpieczenie społeczne i zdrowotne, ponieważ formalnie świadczą pracę, choć u innego podmiotu niż ich stały pracodawca. Składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne są opłacane przez podmiot, u którego świadczą pracę w ramach skierowania.

Procedury powrotu z urlopu bezpłatnego i przywracania uprawnień

Powrót z urlopu bezpłatnego do pracy stanowi istotny moment w stosunku pracy, który wymaga odpowiedniej procedury ze strony zarówno pracownika, jak i pracodawcy. Prawidłowe przeprowadzenie tej procedury ma kluczowe znaczenie dla zachowania ciągłości stosunku pracy i uprawnień pracowniczych.

Pracownik ma bezwzględne prawo powrotu do pracy po zakończeniu urlopu bezpłatnego. Przysługuje mu roszczenie o dopuszczenie do pracy, a pracodawca nie ma podstawy prawnej do odmowy zatrudnienia pracownika powracającego z urlopu bezpłatnego. Jednocześnie pracownik ma obowiązek stawienia się do pracy po zakończeniu urlopu bezpłatnego w uzgodnionym terminie.

Procedura powrotu z urlopu bezpłatnego:

1. Powiadomienie pracodawcy o planowanym powrocie do pracy
2. Stawienie się w wyznaczonym terminie w miejscu pracy
3. Przedłożenie dokumentów potwierdzających zakończenie urlopu
4. Aktualizacja dokumentacji personalnej przez pracodawcę
5. Przeliczenie uprawnień wynikających ze stażu pracy
6. Wznowienie wykonywania obowiązków służbowych

W przypadku urlopów bezpłatnych szczególnego rodzaju procedura powrotu może być bardziej sformalizowana. Dotyczy to szczególnie sytuacji, gdy urlop był udzielany na podstawie przepisów szczególnych i wiązał się z dodatkowymi obowiązkami dokumentacyjnymi. Pracodawca powinien przygotować stanowisko pracy i zapewnić pracownikowi możliwość powrotu do wykonywania dotychczasowych obowiązków.

Przywracanie uprawnień pracowniczych po powrocie z urlopu bezpłatnego zaliczanego do stażu pracy wymaga aktualizacji dokumentacji personalnej. Pracodawca powinien przeliczyć staż pracy pracownika, uwzględniając okres urlopu bezpłatnego, i odpowiednio skorygować uprawnienia wynikające z tego stażu.

Proces przywracania uprawnień obejmuje:

• Aktualizację karty ewidencji czasu pracy
• Przeliczenie uprawnień urlopowych
• Weryfikację uprawnień do dodatków stażowych
• Aktualizację dokumentacji ZUS-owskiej
• Przeliczenie uprawnień emerytalnych i rentowych
• Korekta danych w systemach kadrowo-płacowych

Najczęstsze błędy i problemy interpretacyjne

W praktyce stosowania przepisów dotyczących urlopów bezpłatnych często dochodzi do błędów interpretacyjnych, które mogą mieć daleko idące konsekwencje dla obu stron stosunku pracy. Znajomość najczęstszych problemów może pomóc w uniknięciu kosztownych pomyłek.

Jednym z najczęstszych błędów jest nieprawidłowa klasyfikacja urlopu bezpłatnego. Pracodawcy często traktują wszystkie urlopy bezpłatne jednakowo, nie uwzględniając różnic wynikających z przepisów szczególnych. Prowadzi to do błędnego obliczania stażu pracy i związanych z nim uprawnień pracowniczych.

Pracownik został powołany do pełnienia funkcji związkowej poza zakładem pracy na okres 2 lat. Pracodawca potraktował ten okres jako zwykły urlop bezpłatny i nie zaliczył go do stażu pracy. Po powrocie pracownika okazało się, że błędnie obliczono jego uprawnienia urlopowe i dodatki stażowe, co wymagało korekty i wypłaty wyrównania.

Najczęstsze błędy pracodawców:

• Nieprawidłowa klasyfikacja rodzaju urlopu bezpłatnego
• Błędne obliczanie wpływu na staż pracy i uprawnienia
• Niepełna dokumentacja podstawy prawnej urlopu
• Niewłaściwe informowanie o konsekwencjach ubezpieczeniowych
• Nieprawidłowe stosowanie terminów powrotu z urlopu
• Odmowa udzielenia urlopów obligatoryjnych

Kolejnym problemem jest nieprawidłowe dokumentowanie urlopów bezpłatnych. Brak odpowiedniej dokumentacji może prowadzić do sporów co do charakteru urlopu i jego wpływu na uprawnienia pracownicze. Szczególnie istotne jest precyzyjne określenie podstawy prawnej udzielenia urlopu i jego klasyfikacji.

Częstym błędem jest także nieprawidłowe stosowanie przepisów dotyczących terminów. W przypadku urlopów związanych z funkcjami społecznymi czy służbą wojskową niedotrzymanie określonych terminów może prowadzić do utraty uprawnień lub nawet wygaśnięcia stosunku pracy.

Pracownica przebywająca na urlopie wychowawczym nie została poinformowana o możliwości opłacania składek zdrowotnych we własnym zakresie. W trakcie urlopu zachorowała i dopiero wówczas dowiedziała się, że nie ma prawa do świadczeń zdrowotnych. Musiała opłacić leczenie z własnych środków, a następnie wystąpić z roszczeniem odszkodowawczym przeciwko pracodawcy za brak właściwej informacji.

Problemy interpretacyjne dotyczą również kwestii ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych. Pracodawcy często nie informują pracowników o konsekwencjach urlopu bezpłatnego dla ich sytuacji ubezpieczeniowej, co może prowadzić do nieprzyjemnych niespodzianek w przypadku konieczności skorzystania ze świadczeń zdrowotnych lub społecznych.

Innym częstym błędem jest nieprawidłowe stosowanie przepisów dotyczących możliwości odwołania z urlopu bezpłatnego. Pracodawcy czasami próbują odwołać pracownika z urlopu bezpłatnego bez zachowania procedur przewidzianych w art. 174 § 3 Kodeksu pracy lub wbrew przepisom szczególnym regulującym dane rodzaje urlopów.

Najczęstsze pytania

Tak, w przypadku zwykłego urlopu bezpłatnego pracodawca ma pełną swobodę decyzji i może odmówić jego udzielenia bez podawania przyczyn. Decyzja ta nie podlega kontroli sądowej. Inaczej sytuacja wygląda w przypadku urlopów szczególnego rodzaju, gdzie pracodawca często nie może odmówić ich udzielenia po spełnieniu ustawowych warunków.

Tak, zgodnie z art. 186 Kodeksu pracy okres urlopu wychowawczego w dniu jego zakończenia wlicza się do okresu zatrudnienia, od którego zależą uprawnienia pracownicze. Jest to jeden z najważniejszych urlopów bezpłatnych zaliczanych do stażu pracy.

W czasie zwykłego urlopu bezpłatnego pracownik traci prawo do świadczeń z ubezpieczenia społecznego, takich jak zasiłek chorobowy. Może jednak zachować ubezpieczenie zdrowotne, opłacając składki we własnym zakresie. W przypadku urlopów szczególnego rodzaju sytuacja może być inna i wymaga indywidualnej analizy.

Nie, w czasie korzystania przez pracownika z urlopu bezpłatnego pracodawca nie może dokonać wypowiedzenia umowy o pracę. Nie ma natomiast przeszkód prawnych, aby z inicjatywą rozwiązania stosunku pracy wystąpił pracownik.

Okres urlopu bezpłatnego nie jest czasowo ograniczony i zależy od uzgodnień między stronami stosunku pracy. Jednak przy urlopie dłuższym niż 3 miesiące strony mogą przewidzieć możliwość odwołania pracownika z ważnych przyczyn, zgodnie z art. 174 § 3 Kodeksu pracy.

Przerwanie urlopu bezpłatnego jest możliwe za zgodą obu stron stosunku pracy. W przypadku urlopów dłuższych niż 3 miesiące strony mogą z góry przewidzieć możliwość odwołania pracownika z ważnych przyczyn. Przepisy szczególne dotyczące niektórych rodzajów urlopów mogą zawierać dodatkowe regulacje w tym zakresie.

Podstawowym dokumentem jest pisemny wniosek pracownika o udzielenie urlopu bezpłatnego. W przypadku urlopów szczególnego rodzaju mogą być wymagane dodatkowe dokumenty, np. zaświadczenie o powołaniu do służby wojskowej, dokumenty potwierdzające wybór na funkcję związkową lub skierowanie do pracy przy zwalczaniu epidemii.

Wpływ na wysokość emerytury zależy od rodzaju urlopu bezpłatnego. Zwykłe urlopy bezpłatne nie są zaliczane do stażu ubezpieczeniowego i nie wpływają na wysokość emerytury. Urlopy szczególnego rodzaju zaliczane do stażu pracy mogą wpływać na staż ubezpieczeniowy, ale wymagają indywidualnej analizy w kontekście przepisów ubezpieczeniowych.