Nieodebranie towaru przez klienta i ponowna wysyłka dokumentów

Nieodebranie towaru przez klienta i ponowna wysyłka - czy trzeba wystawić drugi raz paragon lub fakturę?

Sprzedaż towarów na rzecz konsumentów wiąże się z wieloma obowiązkami dokumentacyjnymi, które przedsiębiorcy muszą spełniać zgodnie z przepisami ustawy o VAT. Jedną z częstych sytuacji, z którymi borykają się sprzedawcy, jest nieodebranie przesyłki przez klienta i konieczność ponownej wysyłki towaru. Powstaje wtedy pytanie, czy taka sytuacja wymaga ponownego udokumentowania sprzedaży poprzez wystawienie kolejnego paragonu fiskalnego lub faktury.

Problem ten dotyczy szczególnie przedsiębiorców prowadzących sprzedaż internetową, gdzie towary są wysyłane kurierami, a klienci nie zawsze odbierają przesyłki w pierwszym terminie. Zrozumienie zasad dokumentowania takich transakcji jest kluczowe dla prawidłowego prowadzenia ewidencji sprzedaży i unikania problemów z organami podatkowymi.

Obowiązki dokumentacyjne przy sprzedaży na rzecz osób fizycznych

Zgodnie z przepisami ustawy o VAT, podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są zobowiązani do prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących. Ten obowiązek wynika z art. 111 ust. 1 ustawy o VAT i ma na celu zapewnienie przejrzystości obrotu gospodarczego oraz prawidłowego rozliczania podatku od towarów i usług.

Obowiązek dokumentowania paragonem obejmuje każdą czynność sprzedaży, którą zgodnie z art. 2 pkt 22 ustawy o VAT należy rozumieć jako odpłatną dostawę towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju, eksport towarów oraz wewnątrzwspólnotową dostawę towarów. W konsekwencji przez pojęcie sprzedaży rozumie się między innymi dostawę towarów, co ma kluczowe znaczenie dla określenia momentu powstania obowiązku podatkowego.

Definicja dostawy towarów, zawarta w art. 7 ust. 1 ustawy o VAT, wskazuje, że przez dostawę towarów rozumie się przeniesienie prawa do rozporządzania towarami jak właściciel. Pojęcie "rozporządzanie towarami jak właściciel" należy interpretować szeroko i w oderwaniu od ścisłego rozumienia tego terminu w prawie cywilnym. Dla celów opodatkowania podatkiem od towarów i usług podstawowe znaczenie ma aspekt ekonomiczny, sprowadzający się do faktycznej możliwości dysponowania towarem, a nie rozporządzania nim w sensie prawnym.

1. Prowadzenie ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących
2. Wystawienie paragonu fiskalnego lub faktury z każdej sprzedaży
3. Wydanie dokumentu nabywcy w postaci papierowej lub elektronicznej
4. Zachowanie zgodności z przepisami dotyczącymi czasu wystawienia dokumentu
5. Prawidłowe udokumentowanie wszystkich korekt i zwrotów towarów

Moment powstania obowiązku podatkowego przy wysyłce towaru

Kluczowym zagadnieniem dla zrozumienia problematyki dokumentowania sprzedaży jest określenie momentu powstania obowiązku podatkowego. Zgodnie z art. 19a ust. 1 ustawy o VAT, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą dokonania dostawy towarów. W praktyce oznacza to, że moment wystawienia paragonu fiskalnego powinien być skorelowany z momentem powstania obowiązku podatkowego.

W orzecznictwie sądowym podkreśla się, że w sytuacji gdy towar jest wysyłany do nabywcy przez kuriera za pobraniem, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wydania towaru kurierowi. Takie stanowisko zostało wyrażone w wyroku WSA w Łodzi z 12 września 2023 roku (sygn. I SA/Łd 191/23), co ma istotne konsekwencje praktyczne dla przedsiębiorców prowadzących sprzedaż z dostawą.

Oznacza to, że w momencie dokonania sprzedaży towaru sprzedawca jest zobligowany do wystawienia paragonu dokumentującego dostawę towaru niezależnie od tego, czy następnie konsument odbierze towar, czy też nie. Ta zasada ma fundamentalne znaczenie dla prawidłowego rozliczania podatku VAT i prowadzenia ewidencji sprzedaży.

Praktyczne konsekwencje tej regulacji są szczególnie widoczne w przypadku sprzedaży internetowej, gdzie między momentem wysyłki towaru a jego faktycznym odbiorem przez klienta może upłynąć kilka dni. Przedsiębiorca nie może wstrzymywać się z wystawieniem paragonu w oczekiwaniu na potwierdzenie doręczenia przesyłki, ponieważ obowiązek podatkowy powstaje już w momencie przekazania towaru kurierowi.

Przedsiębiorca prowadzący sklep internetowy wysyła towar o wartości 500 zł za pośrednictwem firmy kurierskiej. W momencie przekazania przesyłki kurierowi powstaje obowiązek podatkowy, więc sprzedawca musi wystawić paragon fiskalny dokumentujący tę sprzedaż. Fakt, że klient może nie odebrać przesyłki w pierwszym terminie doręczenia, nie wpływa na obowiązek udokumentowania transakcji.

Zasady korekty sprzedaży paragonowej przy nieodebraniu towaru

Na podatniku spoczywa obowiązek rzetelnego udokumentowania prowadzonych transakcji w urządzeniach księgowych tak, aby odzwierciedlały faktyczny przebieg zdarzeń gospodarczych. Prowadzone ewidencje powinny w sposób rzetelny odzwierciedlać przebieg zaistniałych zdarzeń związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą, w tym zawierać dane niezbędne do ustalenia przyczyn zaistniałej korekty zapisów w prowadzonych wcześniej ewidencjach.

Na gruncie przepisów regulujących zasady prowadzenia kas fiskalnych należy zwrócić uwagę, że zgodnie z § 3 ust. 1 i ust. 2 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących, podatnicy prowadzą ewidencję każdej czynności sprzedaży. Jednocześnie przepisy stanowią, że nie ewidencjonuje się zwrotów towarów i uznanych reklamacji towarów i usług w standardowy sposób.

Zakaz ingerencji w pamięć fiskalną nie oznacza jednak zakazu korekty samej transakcji sprzedaży. To dokumentacja kasowa transakcji nie podlega korekcie, a nie sama transakcja sprzedaży. W praktyce oznacza to, że przedsiębiorcy muszą stosować określone procedury dokumentowania zwrotów i korekt, które są zgodne z przepisami i nie naruszają integralności pamięci fiskalnej kasy.

Zgodnie z § 3 ust. 3 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących, zwroty towarów i uznane reklamacje towarów i usług, które skutkują zwrotem całości albo części należności z tytułu sprzedaży, ujmuje się w odrębnej ewidencji. Ta ewidencja musi zawierać szczegółowe informacje pozwalające na pełną identyfikację zdarzenia gospodarczego i powiązanie go z pierwotną transakcją sprzedaży.

Wymagane elementy ewidencji zwrotów i korekt

Ewidencja zwrotów towarów musi zawierać komplet informacji umożliwiających pełną identyfikację zdarzenia gospodarczego oraz jego powiązanie z pierwotną transakcją sprzedaży. Zgodnie z przepisami rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących, ewidencja ta powinna obejmować następujące elementy:

• datę pierwotnej sprzedaży towaru lub usługi
• nazwę towaru lub usługi pozwalającą na ich jednoznaczną identyfikację i ewentualnie opis towaru lub usługi stanowiący rozwinięcie tej nazwy
• termin dokonania zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi
• wartość brutto zwracanego towaru lub wartość brutto towaru lub usługi będących przedmiotem reklamacji oraz wysokość podatku należnego w przypadku zwrotu całości należności z tytułu sprzedaży
• zwracaną kwotę brutto oraz odpowiadającą jej wysokość podatku należnego w przypadku zwrotu części należności z tytułu sprzedaży

Te wymagania mają na celu zapewnienie pełnej transparentności i możliwości kontroli przez organy podatkowe wszystkich operacji związanych ze sprzedażą i jej korektami. Przedsiębiorcy muszą zadbać o to, aby ich systemy ewidencyjne umożliwiały gromadzenie i przechowywanie wszystkich wymaganych informacji w sposób uporzdkowany i łatwo dostępny.

W przypadku sprzedaży dokumentowanej fakturą, co jest dopuszczalne na mocy art. 106h ustawy o VAT, należy odnieść się do treści art. 106j ustawy o VAT. Zgodnie z tym przepisem, w przypadku gdy po wystawieniu faktury dokonano zwrotu podatnikowi towarów, podatnik wystawia fakturę korygującą.

Zawartość faktury korygującej przy zwrocie towaru

Faktura korygująca, wystawiana w przypadku zwrotu towarów, musi spełniać określone wymagania formalne i merytoryczne. Zgodnie z art. 106j ust. 2 ustawy o VAT, faktura korygująca powinna zawierać szereg obowiązkowych elementów, które zapewniają pełną identyfikację zarówno faktury pierwotnej, jak i charakteru dokonanej korekty.

Podstawowe elementy faktury korygującej obejmują numer kolejny oraz datę jej wystawienia, co pozwala na jednoznaczną identyfikację dokumentu w systemie ewidencyjnym przedsiębiorcy. Dodatkowo wymagany jest numer identyfikujący w Krajowym Systemie e-Faktur fakturę, której dotyczy faktura korygująca, z wyjątkiem faktur korygujących wystawianych do faktur, dla których nie został nadany numer identyfikujący w tym systemie.

W przypadkach innych niż zmiana podstawy opodatkowania lub kwoty podatku należnego, faktura korygująca powinna zawierać prawidłową treść korygowanych pozycji. To oznacza, że każda korekta musi być precyzyjnie opisana i udokumentowana w sposób umożliwiający pełne zrozumienie charakteru wprowadzanych zmian.

• Numer kolejny i data wystawienia faktury korygującej
• Numer identyfikujący w Krajowym Systemie e-Faktur fakturę pierwotną
• Dane zawarte w fakturze pierwotnej określone w odpowiednich przepisach
• Nazwa towaru lub usługi objętych korektą
• Kwota korekty podstawy opodatkowania lub podatku należnego
• Prawidłowa treść korygowanych pozycji w przypadkach innych korekt

Praktyczny przykład nieodebrania towaru i ponownej wysyłki

Aby lepiej zrozumieć zasady dokumentowania nieodebranego towaru i ponownej wysyłki, warto przeanalizować praktyczny przykład sytuacji, z którą często spotykają się przedsiębiorcy prowadzący sprzedaż internetową.

Pani Ilona prowadziła sklep internetowy i dokonała sprzedaży towaru na rzecz konsumenta z Polski. Towar zosta doręczony przez kuriera, a przesyłka zawierała wydrukowany paragon fiskalny. Kupujący jednak nie odebrał towaru, więc został on zwrócony do pani Ilony. W związku z tym przedsiębiorczyni dokonała korekty sprzedaży w ewidencji zwrotów. Po kilku dniach kupujący zadzwonił do niej z prośbą o ponowną wysyłkę tego samego towaru.

W opisanej sytuacji pani Ilona stanęła przed dylematem, w jaki sposób powinna udokumentować ponowną wysyłkę towaru. Zgodnie z przepisami ustawy o VAT, w przypadku ponownej wysyłki towaru dochodzi do dostawy, czyli powstaje obowiązek podatkowy, o którym stanowi art. 19a ust. 1 ustawy o VAT. To oznacza, że ponowna wysyłka również powinna zostać udokumentowana paragonem fiskalnym.

Konsekwencją takiego stanu rzeczy jest to, że jeżeli dochodzi do ponownej wysyłki towaru i ponownego powstania obowiązku podatkowego, konieczne staje się wystawienie nowego paragonu lub faktury. Nie można w tym przypadku powołać się na wcześniej wystawiony dokument, ponieważ został on skorygowany w ewidencji zwrotów.

1. Wystawienie paragonu przy pierwszej wysyłce towaru
2. Dokonanie korekty w ewidencji zwrotów po nieodebraniu
3. Wystawienie nowego paragonu przy ponownej wysyłce
4. Zachowanie dokumentacji wszystkich operacji
5. Prowadzenie rzetelnej ewidencji wszystkich zdarzeń gospodarczych

Zasady prowadzenia ewidencji przy powtarzających się wysyłkach

Sytuacje, w których klient nie odbiera towaru za pierwszym razem, a następnie prosi o ponowną wysyłkę, wymagają szczególnej uwagi przy prowadzeniu ewidencji sprzedaży. Przedsiębiorca musi zadbać o to, aby wszystkie zdarzenia gospodarcze zostały prawidłowo udokumentowane i odzwierciedlone w prowadzonych ewidencjach.

Pierwszym krokiem jest prawidłowe udokumentowanie pierwotnej sprzedaży poprzez wystawienie paragonu fiskalnego w momencie wydania towaru kurierowi. Ten paragon dokumentuje powstanie obowiązku podatkowego i stanowi podstawę do rozliczenia podatku VAT za dany okres rozliczeniowy.

W przypadku gdy towar nie zostanie odebrany przez klienta i zostanie zwrócony do sprzedawcy, konieczne jest dokonanie korekty pierwotnej sprzedaży. Korekta ta powinna zostać udokumentowana w odrębnej ewidencji zwrotów, zgodnie z wymaganiami określonymi w przepisach rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących.

Taki sposób postępowania zapewnia zgodność z przepisami podatkowymi i umożliwia organom kontrolnym pełne prześledzenie wszystkich operacji związanych z daną transakcją. Przedsiębiorca może w ten sposób udowodnić, że wszystkie zdarzenia gospodarcze zostały prawidłowo udokumentowane i rozliczone pod względem podatkowym.

Konsekwencje nieprawidłowego dokumentowania sprzedaży

Nieprawidłowe dokumentowanie sprzedaży, w tym sytuacji związanych z nieodebraniem towaru i ponowną wysyłką, może prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych i finansowych dla przedsiębiorcy. Organy podatkowe przykładają szczególną wagę do rzetelności prowadzonej ewidencji sprzedaży i zgodności z przepisami dotyczącymi kas rejestrujących.

Brak prawidłowego udokumentowania ponownej wysyłki towaru może zostać potraktowany jako uchylanie się od obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących. Takie naruszenie może skutkować nałożeniem kar pieniężnych oraz dodatkowych zobowiązań podatkowych.

Dodatkowo, nieprawidłowe prowadzenie ewidencji zwrotów i korekt może prowadzić do problemów z rozliczaniem podatku VAT. Organy podatkowe mogą zakwestionować prawidłość dokonanych korekt i żądać dodatkowych wyjaśnień lub dokumentacji potwierdzającej zasadność dokonanych operacji.

W przypadku kontroli podatkowej, przedsiębiorca musi być w stanie przedstawić pełną dokumentację wszystkich operacji związanych z nieodebranym towarem i ponowną wysyłką. Brak odpowiedniej dokumentacji może prowadzić do zakwestionowania przez organy podatkowe prawidłości rozliczenia podatku VAT i nałożenia dodatkowych zobowiązań podatkowych wraz z odsetkami.

Najczęstsze pytania

Tak, w przypadku nieodebrania towaru przez klienta należy dokonać korekty pierwotnej sprzedaży. Jeśli sprzedaż była dokumentowana paragonem, korektę ujmuje się w odrębnej ewidencji zwrotów. Gdy sprzedaż dokumentowano fakturą, należy wystawić fakturę korygującą zgodnie z przepisami ustawy o VAT.

Obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wydania towaru kurierowi, a nie w momencie odbioru przez klienta. Oznacza to, że paragon fiskalny należy wystawić już w momencie przekazania przesyłki firmie kurierskiej, niezależnie od tego, czy klient ostatecznie odbierze towar.

Tak, ponowna wysyłka towaru stanowi nową dostawę i wymaga wystawienia nowego paragonu fiskalnego. Nie można powołać się na wcześniej wystawiony paragon, ponieważ został on skorygowany w ewidencji zwrotów po nieodebraniu towaru przez klienta.

Ewidencja zwrotów musi zawierać datę pierwotnej sprzedaży, nazwę towaru, termin zwrotu, wartość brutto towaru, wysokość podatku należnego, numer paragonu lub faktury pierwotnej oraz protokół przyjęcia zwrotu podpisany przez sprzedawcę i nabywcę.

Nie, nie można czekać z wystawieniem paragonu do momentu potwierdzenia odbioru. Obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wydania towaru kurierowi, więc paragon należy wystawić niezwłocznie po przekazaniu przesyłki do doręczenia, niezależnie od późniejszego odbioru przez klienta.