Rozliczenie kosztów podróży służbowej - wzór i zasady

Podróże służbowe stanowią nieodłączny element funkcjonowania wielu przedsiębiorstw w Polsce. Zarówno przedsiębiorcy, jak i ich pracownicy często muszą odbywać wyjazdy związane z prowadzeniem działalności gospodarczej. Kluczowym aspektem takich wyjazdów jest właściwe rozliczenie poniesionych kosztów, które może przynieść znaczące korzyści podatkowe dla firmy. Prawidłowo sporządzone rozliczenie kosztów podróży służbowej pozwala na zaliczenie części wydatków do kosztów podatkowych, co bezpośrednio wpływa na optymalizację obciążeń podatkowych przedsiębiorstwa.

Proces rozliczania kosztów podróży służbowych wymaga szczególnej uwagi i znajomości obowiązujących przepisów. Dokumentacja musi być kompletna, a wszystkie wydatki odpowiednio udokumentowane zgodnie z wymogami prawa podatkowego. Właściwe podejście do tego zagadnienia może przynieść firmie wymierne oszczędności, podczas gdy błędy w rozliczeniu mogą skutkować problemami podczas kontroli skarbowej.

Podstawowe zasady rozliczania podróży służbowych

Rozliczanie kosztów podróży służbowych opiera się na precyzyjnych regulacjach prawnych, które określają sposób dokumentowania wydatków oraz możliwości ich zaliczenia do kosztów podatkowych. Fundamentalną zasadą jest sporządzenie rozliczenia na dowodzie wewnętrznym, który musi zawierać wszystkie niezbędne informacje dotyczące wyjazdu służbowego.

Podstawą prawną rozliczania kosztów podróży służbowych są przepisy ustawy o podatku dochodowym oraz rozporządzenia wykonawczego Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej. Regulacje te szczegółowo określają, jakie wydatki mogą być zaliczone do kosztów podatkowych oraz w jaki sposób należy je dokumentować.

Kluczowym elementem systemu rozliczania jest podział na różne kategorie kosztów. Obejmują one wydatki na przejazdy, noclegi, wyżywienie w formie diet oraz inne koszty bezpośrednio związane z realizacją celów służbowych. Każda z tych kategorii ma swoje specyficzne zasady rozliczania i dokumentowania.

Przedsiębiorcy mają możliwość ustalenia własnych regulaminów dotyczących rozliczania podróży służbowych, jednak nie mogą oni określić stawek niższych niż przewidują to obowiązujące przepisy. Jednocześnie mogą ustalić stawki wyższe, ale nadwyżka ponad ustawowe limity nie będzie stanowiła kosztu podatkowego dla firmy.

Wymagane dane w rozliczeniu kosztów podróży służbowej

Prawidłowo sporządzone rozliczenie kosztów krajowej podróży służbowej musi zawierać szereg obowiązkowych informacji, które są niezbędne do uznania wydatków za koszty podatkowe. Kompletność tych danych jest kluczowa dla uniknięcia problemów podczas ewentualnych kontroli skarbowych.

Pierwszym elementem rozliczenia są dane osobowe i służbowe osoby odbywającej podróż. Dokument musi zawierać imię i nazwisko osoby odbywającej podróż służbową oraz stanowisko pracownika. Te informacje pozwalają na jednoznaczną identyfikację osoby, która poniosła wydatki oraz określenie jej uprawnień do odbywania podróży służbowych w imieniu firmy.

Równie istotne są informacje dotyczące samej podróży. Rozliczenie musi precyzyjnie określać cel podróży, miejsce wyjazdu oraz nazwę miejscowości docelowej. Te dane pozwalają na weryfikację służbowego charakteru wyjazdu oraz jego zasadności z punktu widzenia prowadzonej działalności gospodarczej.

Szczegółowe informacje czasowe obejmują liczbę godzin i dni przebywania w podróży służbowej oraz datę i godzinę wyjazdu oraz powrotu. Te dane są kluczowe dla prawidłowego wyliczenia należnych diet oraz ryczałtów, które są uzależnione od czasu trwania podróży.

Rozliczenie musi także zawierać informacje finansowe dotyczące przysługujących świadczeń. Należy wskazać stawkę i wartość przysługujących podróżującemu diet krajowych i/lub diet zagranicznych w zależności od charakteru podróży. Dodatkowo dokument powinien zawierać informacje o stosowanych podczas podróży środkach lokomocji.

1. Określ dane osobowe podróżującego i jego stanowisko
2. Wskaż cel podróży oraz miejsca wyjazdu i docelowe
3. Podaj dokładne daty i godziny wyjazdu oraz powrotu
4. Wylicz należne diety i ryczałty zgodnie z obowiązującymi stawkami
5. Udokumentuj wszystkie poniesione wydatki odpowiednimi dokumentami
6. Sporządź zestawienie wszystkich kosztów z podziałem na kategorie
7. Załącz pisemne oświadczenie w przypadku braku dokumentów

Struktura kosztów w rozliczeniu podróży służbowej

Kompleksowe rozliczenie kosztów podróży służbowej wymaga szczegółowego podziału wydatków na poszczególne kategorie. Taki podział nie tylko ułatwia kontrolę i weryfikację poniesionych kosztów, ale również pozwala na właściwe zastosowanie odpowiednich przepisów podatkowych dla każdej kategorii wydatków.

Suma poniesionych kosztów powinna być przedstawiona z podziałem na kilka głównych kategorii. Pierwszą grupę stanowią koszty przejazdu wynikające bezpośrednio z dokumentów zakupowych, które obejmują wydatki udokumentowane fakturami, biletami lub innymi dokumentami potwierdzającymi zakup usług transportowych.

Drugą kategorię stanowią koszty przejazdu - ryczałt lub koszty przejazdu - kilometrówka, które mają zastosowanie szczególnie w przypadku, gdy wyjazd dotyczy samego przedsiębiorcy lub gdy pracownik korzysta z prywatnego pojazdu. Te formy rozliczania pozwalają na uproszczenie procesu dokumentowania kosztów transportu.

Kolejną istotną kategorią są koszty zakwaterowania, które można podzielić na koszty noclegów wynikające bezpośrednio z dokumentów zakupowych oraz koszty noclegów - ryczałt. Ta druga opcja jest szczególnie przydatna w sytuacjach, gdy pracodawca nie zapewnił pracownikowi noclegu lub gdy pracownik nie może przedłożyć odpowiednich dokumentów.

Ostatnią kategorię stanowią inne koszty, które mogą obejmować różnorodne wydatki związane z realizacją celów służbowych, takie jak opłaty za parking, koszty telefonów służbowych podczas podróży czy inne niezbędne wydatki bezpośrednio związane z wykonywaniem obowiązków służbowych.

Dokumentacja wymagana do rozliczenia

Właściwa dokumentacja stanowi fundament prawidłowego rozliczenia kosztów podróży służbowej. Rozliczenie musi zawierać dokumenty potwierdzające poniesienie wydatków, przy czym rodzaj wymaganej dokumentacji zależy od charakteru poniesionych kosztów oraz zastosowanej metody rozliczania.

Podstawową grupę dokumentów stanowią rachunki i faktury, które potwierdzają poniesienie konkretnych wydatków. Te dokumenty są wymagane dla wszystkich kosztów, które nie są objęte ryczałtem lub dietami. Szczególnie dotyczy to kosztów przejazdów, noclegów oraz innych wydatków bezpośrednio związanych z podróżą służbową.

W sytuacjach, gdy uzyskanie rachunku lub faktury nie było możliwe, pracownik ma obowiązek złożenia pisemnego oświadczenia o wydatkach. Takie oświadczenie musi zawierać szczegółowe informacje o poniesionych wydatkach oraz wyjaśnienie przyczyn braku ich udokumentowania. To rozwiązanie pozwala na rozliczenie kosztów nawet w trudnych sytuacjach, gdy standardowa dokumentacja nie jest dostępna.

Istotne jest zrozumienie, które koszty nie wymagają szczegółowej dokumentacji. Koszty diet oraz wydatki objęte ryczałtem mogą być rozliczane bez konieczności przedkładania faktur czy rachunków. Ta zasada znacznie upraszcza proces rozliczania i zmniejsza obciążenia administracyjne związane z dokumentowaniem podróży służbowych.

Dokumentacja powinna być przechowywana przez odpowiedni okres zgodnie z przepisami o dokumentach księgowych. Wszystkie dokumenty związane z rozliczeniem podróży służbowej mogą być przedmiotem kontroli organów skarbowych, dlatego ich kompletność i rzetelność są kluczowe dla uniknięcia problemów podatkowych.

Ryczałt za nocleg - zasady i warunki

System ryczałtów za nocleg stanowi elastyczne rozwiązanie, które pozwala na rozliczenie kosztów zakwaterowania nawet w sytuacjach, gdy tradycyjna dokumentacja nie jest dostępna lub gdy pracodawca nie zapewnił pracownikowi odpowiednich warunków noclegowych podczas podróży służbowej.

Ryczałt za nocleg przysługuje w dwóch podstawowych sytuacjach. Pierwszą z nich jest sytuacja, gdy pracodawca nie zapewnił pracownikowi noclegu. W takich przypadkach pracownik ma prawo do zwrotu kosztów zakwaterowania, które poniósł we własnym zakresie. Drugą sytuacją jest przypadek, gdy pracownik nie przedłożył dokumentów dokumentujących wydatek, co może wynikać z różnych przyczyn praktycznych.

Wysokość ryczałtu za nocleg jest zróżnicowana w zależności od charakteru podróży. Dla podróży krajowej ryczałt za jeden nocleg wynosi 150% diety krajowej, co przekłada się na kwotę 45 złotych. W przypadku podróży zagranicznej wysokość ryczałtu jest uzależniona od limitu hotelowego danego kraju, co odzwierciedla różnice w kosztach zakwaterowania w poszczególnych państwach.

Warunki czasowe otrzymania ryczałtu za nocleg są ściśle określone przepisami. Ryczałt przysługuje wyłącznie pracownikom, którzy odbywali podróż służbową w porze nocnej, konkretnie pomiędzy godzinami 21 a 7 rano. Dodatkowo istotnym warunkiem jest to, że nocleg nie może trwać w tym czasie krócej niż 6 godzin. Te restrykcyjne warunki mają na celu zapewnienie, że ryczałt jest przyznawany tylko w uzasadnionych przypadkach.

Rozliczenie ryczałtu za nocleg nie wymaga przedkładania dodatkowych dokumentów potwierdzających poniesienie wydatku. Wystarczy wykazanie, że zostały spełnione warunki czasowe oraz że pracodawca nie zapewnił alternatywnych rozwiązań noclegowych. To znacznie upraszcza proces administracyjny i zmniejsza obciążenia biurokratyczne.

Ryczałt za przejazdy komunikacją miejską

Ryczałt za przejazdy komunikacją miejską stanowi praktyczne rozwiązanie dla pracowników, którzy podczas podróży służbowych korzystają z lokalnych środków transportu publicznego. System ten pozwala na rozliczenie kosztów transportu miejskiego bez konieczności gromadzenia i archiwizowania licznych biletów komunikacyjnych.

Wysokość ryczałtu za przejazdy komunikacją miejską jest zróżnicowana w zależności od charakteru podróży. W przypadku podróży krajowej ryczałt za każdą dobę spędzoną w podróży służbowej wynosi 20% diety krajowej, co przekłada się na kwotę 6 złotych dziennie. Dla podróży zagranicznej stawka ryczałtu wynosi 10% diety zagranicznej, co odzwierciedla różnice w kosztach komunikacji miejskiej w różnych krajach.

System ryczałtów za komunikację miejską ma jednak swoje ograniczenia i nie przysługuje w określonych sytuacjach. Pierwszą z nich jest przypadek, gdy pracownik odbywa podróż służbowym lub prywatnym pojazdem samochodowym, motocyklem lub motorowerem. W takich sytuacjach brak jest potrzeby korzystania z komunikacji miejskiej, więc ryczałt nie ma uzasadnienia.

Kolejnym ograniczeniem jest sytuacja, gdy w danej miejscowości nie funkcjonuje komunikacja miejscowa. W małych miejscowościach lub na obszarach wiejskich, gdzie brak jest rozwiniętej sieci transportu publicznego, przyznanie ryczałtu byłoby nieuzasadnione. Podobnie ryczałt nie przysługuje, gdy pracownik ma zapewnione bezpłatne dojazdy przez pracodawcę lub inne podmioty.

• Pracownik odbywa podróż pojazdem samochodowym, motocyklem lub motorowerem
• W miejscowości docelowej nie funkcjonuje komunikacja miejska
• Pracownik ma zapewnione bezpłatne środki transportu
• Pracownik faktycznie nie ponosi kosztów przejazdów komunikacją miejską
• Pracodawca pokrywa udokumentowane koszty transportu ze środków firmowych

Istotnym ograniczeniem jest również sytuacja, gdy pracownik nie ponosi kosztów związanych z przejazdami komunikacją miejską lub gdy pracodawca na wniosek pracownika zgodził się pokryć udokumentowane koszty ze środków firmowych. W takich przypadkach zastosowanie ryczałtu prowadziłoby do podwójnego finansowania tych samych kosztów.

Ryczałt samochodowy za wyjazd prywatnym pojazdem

Ryczałt samochodowy stanowi szczególną formę rozliczania kosztów transportu, która ma zastosowanie w przypadkach, gdy pracownik lub przedsiębiorca wykorzystuje prywatny pojazd do realizacji celów służbowych. Ten system rozliczania jest szczególnie popularny ze względu na swoją prostotę i przejrzystość kalkulacji.

Sposób obliczania ryczałtu samochodowego opiera się na prostej formule matematycznej. Zwrot kosztów na podstawie ryczałtu samochodowego oblicza się w następujący sposób: ilość rzeczywiście przejechanych w celach służbowych kilometrów x ustawowa stawka za 1 km. Ta metoda zapewnia sprawiedliwe i proporcjonalne rozliczenie kosztów w zależności od rzeczywiście poniesionego wysiłku transportowego.

Kluczowym elementem rozliczania ryczałtu samochodowego jest precyzyjne określenie ilości rzeczywiście przejechanych w celach służbowych kilometrów. Dystans ten musi być dokładnie zmierzony i udokumentowany, przy czym należy uwzględnić tylko te kilometry, które były bezpośrednio związane z realizacją zadań służbowych, z wyłączeniem przejazdów prywatnych.

Ustawowa stawka za 1 km jest określana w odpowiednich przepisach i może ulegać okresowym zmianom. Stawka ta uwzględnia różne komponenty kosztów eksploatacji pojazdu, w tym paliwo, amortyzację, ubezpieczenie, przeglądy techniczne oraz inne koszty związane z użytkowaniem samochodu w celach służbowych.

Istotną zaletą ryczałtu samochodowego jest jego podatkowa klasyfikacja. Kwota wynikająca z ryczałtu samochodowego może stanowić koszt uzyskania przychodu pracodawcy, co oznacza, że może być zaliczona do kosztów podatkowych firmy. Ta możliwość przynosi wymierne korzyści finansowe zarówno dla pracodawcy, jak i pracownika.

Pracownik firmy konsultingowej odbył podróż służbową z Warszawy do Krakowa własnym samochodem w celu spotkania z klientem. Trasa wyniosła 600 kilometrów w obie strony. Stosując ustawową stawkę kilometrową, firma może zaliczyć całą kwotę ryczałtu do kosztów podatkowych, a pracownik otrzymuje zwrot proporcjonalny do rzeczywiście przejechanych kilometrów.

Limity zwrotu wydatków na podróż służbową

System limitów zwrotu wydatków na podróże służbowe stanowi istotny element regulacji prawnych, który z jednej strony chroni interesy pracowników, zapewniając im odpowiednie standardy podczas wyjazdów służbowych, a z drugiej strony określa ramy finansowe dla pracodawców oraz konsekwencje podatkowe przekroczenia ustalonych progów.

Przedsiębiorcy zatrudniający pracowników mają możliwość ustanowienia własnych regulaminów firmowych dotyczących stawek diet i ryczałtów. Ta elastyczność pozwala na dostosowanie systemu wynagrodzeń do specyfiki branży, charakteru działalności oraz możliwości finansowych przedsiębiorstwa. Jednak nawet w przypadku tworzenia indywidualnych regulacji wewnętrznych, istnieją nieprzekraczalne minima prawne.

Stawki nie mogą być niższe niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju, którą określają przepisy rozporządzenia MPiPS wykonawczego do ustawy. Te minimalne stawki stanowią prawną gwarancję dla pracowników i nie mogą być obniżane przez pracodawców, niezależnie od ich sytuacji finansowej czy polityki kosztowej.

Z drugiej strony pracodawcy mają pełną swobodę w ustalaniu stawek wyższych od ustawowych minimów. Pracodawca może ustalić wyższe limity niż w przepisach, co może być elementem polityki motywacyjnej lub odpowiedzią na specyficzne wymagania branży. Jednak decyzja o podwyższeniu limitów niesie ze sobą istotne konsekwencje podatkowe.

Kluczową konsekwencją przekroczenia ustawowych limitów jest to, że nadwyżka zwróconych pracownikowi wydatków związanych z podróżą służbową nie będzie stanowiła dla firmy kosztów podatkowych. Oznacza to, że część zwrotu przekraczająca ustawowe limity nie może być zaliczona do kosztów uzyskania przychodu, co zwiększa podstawę opodatkowania przedsiębiorstwa.

Ta regulacja ma na celu zapobieganie nadużyciom podatkowym poprzez sztucznie zawyżanie kosztów podróży służbowych. Jednocześnie nie ogranicza ona pracodawców w tworzeniu atrakcyjnych warunków dla pracowników, ale czyni to kosztem zwiększonych obciążeń podatkowych firmy.

Uzasadnienie i dokumentowanie celów służbowych

Kwestia uzasadnienia poniesionego kosztu w podróży służbowej nabiera szczególnego znaczenia w kontekście potencjalnych kontroli organów skarbowych. Wszyscy przedsiębiorcy powinni zdawać sobie sprawę z możliwości przeprowadzenia kontroli, które będą weryfikować konieczność i uzasadnienie delegacji oraz służbowy charakter poniesionych wydatków.

Najlepszą praktyką jest przechowywanie wraz z rozliczeniem delegacji wszystkich dowodów potwierdzających wyjazd w celach służbowych. Ta dokumentacja powinna tworzyć spójny obraz, który jednoznacznie potwierdza służbowy charakter podróży oraz jej związek z prowadzoną działalnością gospodarczą. Kompletna dokumentacja znacznie ułatwia obronę stanowiska firmy podczas ewentualnych kontroli.

Bilety z datą i godziną przejazdu stanowią podstawowy element dokumentacji, który potwierdza faktyczne odbycie podróży w określonym czasie i na określonej trasie. Te dokumenty pozwalają na weryfikację zgodności deklarowanego czasu podróży z rzeczywistymi przejazd oraz potwierdzają poniesione koszty transportu.

Faktury za nocleg dokumentują nie tylko poniesione koszty zakwaterowania, ale również potwierdzają miejsce i czas przebywania podczas podróży służbowej. Te dokumenty są szczególnie istotne w przypadku dłuższych wyjazdów oraz podróży do odległych miejscowości, gdzie nocleg był niezbędny dla realizacji celów służbowych.

Korespondencja z klientem czy kontrahentem dotycząca wyjazdu stanowi kluczowy dowód służbowego charakteru podróży. Może to obejmować zaproszenia na spotkania, potwierdzenia terminów, e-maile dotyczące organizacji wizyt czy inne formy komunikacji, które jednoznacznie wskazują na biznesowy cel wyjazdu.

• Bilety transportowe z dokładnymi datami i godzinami przejazdu
• Faktury i rachunki za usługi noclegowe w miejscu docelowym
• Korespondencja biznesowa potwierdzająca cel i konieczność wyjazdu
• Dokumenty z wydarzeń służbowych - foldery, materiały konferencyjne
• Umowy lub protokoły podpisane podczas delegacji
• Potwierdzenia uczestnictwa w szkoleniach, targach lub spotkaniach biznesowych

Foldery lub umowy podpisane w czasie delegacji stanowią materialny dowód na to, że podczas podróży rzeczywiście realizowane były cele służbowe. Te dokumenty są szczególnie przekonujące dla organów kontrolnych, ponieważ bezpośrednio potwierdzają osiągnięcie konkretnych rezultatów biznesowych podczas wyjazdu.

Terminy rozliczenia podróży służbowej

Kwestia terminowości rozliczenia podróży służbowej ma fundamentalne znaczenie dla prawidłowego funkcjonowania systemu rozliczeń w przedsiębiorstwie. Przepisy prawne określają jasne ramy czasowe, których przestrzeganie jest obowiązkowe zarówno dla przedsiębiorców, jak i pracowników odbywających delegacje służbowe.

Przedsiębiorca, co do zasady ma 14 dni na rozliczenie podróży służbowej od czasu jej zakończenia. Ten termin ma zastosowanie uniwersalne i dotyczy wszystkich form działalności gospodarczej. Czternastodniowy okres jest uznawany za wystarczający do zebrania niezbędnej dokumentacji, sporządzenia rozliczenia oraz przeprowadzenia niezbędnych formalności związanych z rozliczeniem kosztów.

Identyczny termin obowiązuje również pracowników. Dotyczy to także pracownika, co oznacza, że osoba odbywająca podróż służbową ma również 14 dni na przedłożenie pracodawcy kompletnego rozliczenia wraz z odpowiednią dokumentacją. Ta symetryczność terminów zapewnia sprawne funkcjonowanie systemu rozliczeń i pozwala na szybkie zamknięcie spraw związanych z delegacjami.

Przestrzeganie terminów rozliczenia ma istotne znaczenie nie tylko z punktu widzenia organizacyjnego, ale również podatkowego. Opóźnienia w rozliczeniu mogą prowadzić do problemów z prawidłowym ujęciem kosztów w odpowiednim okresie rozliczeniowym, co może mieć konsekwencje dla rozliczenia podatku dochodowego.

W praktyce gospodarczej warto ustanowić wewnętrzne procedury, które zapewniają dotrzymanie ustawowych terminów. Może to obejmować systemy przypomnień, wzory dokumentów rozliczeniowych oraz jasno określone procedury obiegu dokumentów w firmie. Takie rozwiązania minimalizują ryzyko przekroczenia terminów i związanych z tym komplikacji.

Warto również pamiętać, że termin 14 dni jest terminem maksymalnym, a rozliczenia mogą być dokonywane wcześniej. W praktyce szybsze rozliczanie delegacji jest korzystne zarówno dla płynności finansowej firmy, jak i dla pracowników oczekujących na zwrot poniesionych wydatków.

Najczęstsze pytania

Rozliczenie podróży służbowej wymaga dowodu wewnętrznego zawierającego wszystkie dane podróżującego, cel wyjazdu, daty i miejsca podróży oraz zestawienie kosztów. Dodatkowo należy dołączyć dokumenty potwierdzające wydatki takie jak bilety, faktury za nocleg i inne rachunki. W przypadku braku dokumentów pracownik składa pisemne oświadczenie o wydatkach i przyczynach braku dokumentacji.

Nie, koszty diet oraz wydatki objęte ryczałtem nie wymagają udokumentowania fakturami czy rachunkami. Te kategorie kosztów są rozliczane automatycznie na podstawie obowiązujących stawek ustawowych oraz czasu trwania podróży służbowej.

Ryczałt za nocleg przysługuje gdy pracodawca nie zapewnił pracownikowi noclegu lub gdy pracownik nie przedłożył dokumentów potwierdzających wydatek. Warunkiem jest odbywanie podróży w porze nocnej między godziną 21 a 7 rano przez minimum 6 godzin. Dla podróży krajowej ryczałt wynosi 45 złotych za dobę.

Ryczałt za przejazdy komunikacją miejską w podróży krajowej wynosi 6 złotych za każdą dobę spędzoną w delegacji. W podróży zagranicznej stawka wynosi 10 procent diety zagranicznej. Ryczałt nie przysługuje gdy pracownik korzysta z pojazdu samochodowego, ma bezpłatne dojazdy lub gdy w miejscowości nie funkcjonuje komunikacja publiczna.

Zarówno przedsiębiorca jak i pracownik mają 14 dni na rozliczenie podróży służbowej od czasu jej zakończenia. W tym okresie należy sporządzić kompletne rozliczenie wraz z wymaganą dokumentacją i przeprowadzić wszystkie niezbędne formalności związane z rozliczeniem kosztów.

Pracodawca może ustanowić własne stawki w regulaminie firmowym, jednak nie mogą być one niższe niż minimalne stawki określone w rozporządzeniu MPiPS. Można ustalić stawki wyższe, ale nadwyżka ponad limity ustawowe nie będzie stanowić kosztu podatkowego dla firmy.

Koszty przejazdu prywatnym pojazdem rozlicza się według ryczałtu samochodowego obliczanego jako ilość rzeczywiście przejechanych kilometrów służbowych pomnożona przez ustawową stawkę za jeden kilometr. Kwota ryczałtu może stanowić koszt uzyskania przychodu pracodawcy i być zaliczona do kosztów podatkowych.